Заказы поставщикам
Где находится
Основные формы для работы с заказами находятся в разделе «Закупка» → «Операции» → «Заказы поставщикам».
Назначение
Заказ поставщику фиксирует договорённость с поставщиком о поставке и используется для:
- планирования закупок и сроков поставки;
- согласования цены и количества;
- контроля исполнения (что уже принято/оформлено/оплачено — в зависимости от включённых контуров);
- создания связанных документов (поступления, приемки и др. — если включены соответствующие модули).
Создание и заполнение
При создании заказа обычно заполняют:
- поставщика;
- организацию;
- место хранения (если используется складской контур);
- валюту (если используется многовалютность);
- условия оплаты (если используются);
- плановую дату/время (ожидаемая поставка);
- примечание и реквизиты поставщика (например, ссылка/номер у поставщика).
Строки заказа
В строках указывают:
- номенклатуру;
- количество и единицу измерения;
- цену;
- сумму (обычно рассчитывается автоматически);
- налоги (если используются).
Автоматическое заполнение заказа
Если включено планирование складских отгрузок, карточка заказа поставщику может рассчитывать рекомендуемые количества закупки в таблице номенклатуры.
- Выберите поставщика, место хранения и дату.
- Проверьте поля Дата с и Дата по над таблицей номенклатуры. При выборе поставщика система заполняет период относительно даты заказа: от количества дней, указанного в поле Период заказа поставщика, до дня перед датой заказа. Если период у поставщика не задан, используется 7 дней. Период можно изменить вручную перед заполнением заказа. Если после этого меняете дату заказа, проверьте эти даты перед запуском Автозаказа.
- Используйте фильтр Автозаказ, чтобы показать только позиции с рекомендуемым количеством.
- Выполните действие Автозаказ.
В таблице номенклатуры отображаются справочные колонки за выбранный период:
- План и Отгружено — количества по отгрузкам за период;
- Ожидает отгрузки — потребность по отгрузкам, которая ещё не отгружена;
- Автозаказ — рекомендуемое количество к закупке, округлённое вверх до закупочной упаковки номенклатуры, если она настроена.
Действие Автозаказ добавляет строки только для позиций, которые сейчас видны в таблице, имеют положительное значение Автозаказ и ещё не добавлены в заказ. Существующие количества в строках не перезаписываются.
Если включено производство, этот же расчёт также учитывает потребность в материалах: Ожидает потребления из производственных заказов, ожидающих выполнения, и Потреблено по производственным заказам в статусе «Завершён» за выбранный период.
Статусы и действия
В заказах поставщикам используется типовой жизненный цикл:
- Черновик — заказ можно свободно редактировать.
- Отправлен — заказ отправлен поставщику (если используется отправка).
- Подтверждён — заказ подтверждён для исполнения.
- Отменён — заказ исключён из дальнейшей обработки.
Поведение статусов может отличаться в зависимости от настроек. Как правило, при переходе к подтверждению возрастает количество ограничений на изменения.
Отправка заказа поставщику
Если в вашей конфигурации настроена отправка, в карточке заказа доступно действие «Отправить»:
- формируется печатная форма по выбранному шаблону;
- письмо отправляется на электронную почту поставщика;
- заказ переводится в статус «Отправлен».
Подтверждение заказа
Действие «Подтвердить» фиксирует готовность заказа к дальнейшим операциям.
После подтверждения могут становиться доступными связанные документы (например, приемка или поступление), а также контроль исполнения по строкам.
Отмена заказа
Действие «Отменить» помечает заказ как отменённый.
Обычно отменённые заказы исключаются из дальнейших автоматических операций и отбора в процессах.
Связанные документы и контроль исполнения
Набор связанных документов зависит от включённых модулей.
Приемки (если используется складской контур)
Для подтверждённого заказа система может:
- показывать, сколько уже принято по каждой строке;
- вести список связанных приемок в карточке заказа;
- создавать «черновую»/готовую к работе приемку, чтобы склад мог начать оформление поступления в место хранения.
Подробнее: Приемки по заказам поставщикам.
Поступления и оплата (если используется раздел «Расчёты»)
В карточке заказа может отображаться список связанных поступлений.
Поступление можно создать из заказа (если в вашей конфигурации это включено). Подробнее: Поступления по заказам поставщикам.
Цепочка обычно такая:
- Поступление — фиксирует сумму к оплате поставщику.
- Исходящий платёж — фиксирует оплату и уменьшает задолженность (после разнесения).
См. также: Поступления, Исходящие платежи, Разнесение оплат.
Дополнительные возможности
Вложения к заказу
К заказу можно прикреплять файлы (например, спецификации, переписку, коммерческие предложения) и просматривать их в карточке документа.
Копирование заказа
Для ускорения работы можно создать новый заказ копированием существующего и затем скорректировать реквизиты и строки.