Зарплатная ведомость

Зарплатная ведомость используется, когда нужно сформировать расчётные листы сразу по нескольким сотрудникам за один и тот же период.

Обычно работа строится так:

1. создаётся зарплатная ведомость (организация + период + тип);
2. выполняется действие «Сгенерировать»;
3. открываются расчётные листы сотрудников и проверяются строки расчёта и итог «К выдаче»;
4. при необходимости регистрируются выплаты.

Где находится

Откройте «Кадры» → «Операции» → «Зарплатные ведомости».

Реквизиты ведомости

В ведомости обычно заполняют:

• Организация — по какой организации формируется зарплата;
• Период — даты, за которые считаются начисления/удержания;
• Тип — тип расчетного листа, который будет назначен сгенерированным документам;
• Наименование (если используется) — произвольное пояснение, например «Зарплата за декабрь».

Если в системе существует только один тип расчетного листа, он подставляется по умолчанию.

Что внутри ведомости

В ведомости отображается список расчётных листов, связанных с ведомостью. По каждому сотруднику обычно видно:

• номер расчётного листа;
• имя и фамилию сотрудника;
• должность;
• итог «К выдаче».

Из ведомости можно открыть расчётный лист и просмотреть его строки расчёта.

Что делает действие «Сгенерировать»

Действие «Сгенерировать» выполняет два ключевых шага:

1. Создаёт расчётные листы по сотрудникам организации на выбранный период и тип.
   • Как правило, расчётные листы создаются по активным сотрудникам организации.
   • Если по сотруднику уже существует расчётный лист с теми же периодом + организацией + типом, система не создаёт дубликат.
2. Заполняет (или обновляет) строки расчёта в расчётных листах ведомости.
   • Часть строк может рассчитываться автоматически (например, на основании отмеченного времени).
   • После формирования рекомендуется открыть несколько расчётных листов и проверить результат.

Если расчётный лист, уже связанный с ведомостью, относится к сотруднику, не принадлежащему организации ведомости, действие «Сгенерировать» прерывается с ошибкой и ничего не меняет — исправьте или удалите такой расчётный лист и повторите.

Как формируется список сотрудников

Состав сотрудников зависит от выбранной организации и от признака активности сотрудника.

Если сотрудник не относится к выбранной организации или не является активным, расчётный лист по нему обычно не будет создан при формировании.

Если расчётный лист уже был создан отдельно

Если расчётный лист за период уже существует, ведомость не создаёт его повторно.

При этом в самой ведомости вы обычно видите только те расчётные листы, которые связаны с этой ведомостью. Поэтому, если расчётный лист был создан отдельно (не из ведомости), он может не появиться в списке текущей ведомости.

В таком случае рекомендуется выбрать единый рабочий сценарий (формировать расчёт через ведомость) и избегать параллельного создания документов за один и тот же период.

Повторный запуск

Формирование можно выполнять повторно, если менялись исходные данные (например, отметки времени, ставка, настройки видов расчёта). Повторный запуск обычно используется для актуализации расчёта.

Если расчётный лист не появился в ведомости

Проверьте типовые причины:

1. Сотрудник не активен или не относится к выбранной организации.
2. Для этого сотрудника уже был создан расчётный лист с тем же периодом, организацией и типом.
3. Исходные данные для автоматических начислений отсутствуют (например, нет отметок времени с выбранным проектом — см. Выплата по отмеченному времени).

Копирование ведомости

Если доступно действие «Копировать», оно помогает создать новую ведомость на основе существующей:

• переносит основные реквизиты (обычно организацию, тип и наименование);
• копирует связанные расчётные листы ведомости.

После копирования проверьте период и расчётные листы в новой ведомости и при необходимости выполните «Сгенерировать».