Перейти к основному содержимому
Версия: 7.0

Заказы поставщикам

Где находится​

Основные формы для работы с заказами находятся в разделе «Закупка» → «Операции» → «Заказы поставщикам».

Список заказов поставщикам

Список имеет фильтр по умолчанию «Открыт», скрывающий закрытые заказы. Действия по статусам («Отправить», «Подтвердить», «Отменить», «Закрыть») можно применять сразу к нескольким выделенным заказам.

Назначение​

Заказ поставщику фиксирует договорённость с поставщиком о поставке и используется для:

  • планирования закупок и сроков поставки;
  • согласования цены и количества;
  • контроля исполнения (что уже принято/оформлено/оплачено — в зависимости от включённых контуров);
  • создания связанных документов (поступления, приемки и др. — если включены соответствующие модули).

Создание и заполнение​

При создании заказа обычно заполняют:

Карточка заказа поставщику

В подвале карточки отображаются «Долг» и «Просроченный долг» поставщика; нажатие на значение открывает детальную расшифровку задолженности по поставщику.

Строки заказа​

В строках указывают:

Если в типе заказа включена настройка «Показывать количество мест», в строках дополнительно отображаются колонки упаковок. Для поставщиков с включённой настройкой «Другие единицы измерений» в строках появляются редактируемые колонки в единицах измерения поставщика.

Подбор номенклатуры​

В таблице подбора номенклатуры отображаются вспомогательные колонки: остатки по месту хранения заказа («Остаток», «Ожидается», «Доступно»), количество «Предыдущий заказ» и цена из прайс-листа поставщика с фильтром «В прайс-листе». Цены в строках заполняются автоматически из прайс-листа поставщика или, если цены в прайс-листе нет, из себестоимости номенклатуры.

Автоматическое заполнение заказа​

Если включено планирование складских отгрузок, карточка заказа поставщику может рассчитывать рекомендуемые количества закупки в таблице номенклатуры.

  1. Выберите поставщика, место хранения и дату.
  2. Проверьте поля Дата с и Дата по над таблицей номенклатуры. При выборе поставщика система заполняет период относительно даты заказа: от количества дней, указанного в поле Период заказа поставщика, до дня перед датой заказа. Если период у поставщика не задан, используется 7 дней. Период можно изменить вручную перед заполнением заказа. Если после этого меняете дату заказа, проверьте эти даты перед запуском Автозаказа.
  3. Используйте фильтр Автозаказ, чтобы показать только позиции с рекомендуемым количеством.
  4. Выполните действие Автозаказ.

В таблице номенклатуры отображаются справочные колонки:

  • Планировалось и Отгружено — количества по отгрузкам за выбранный период;
  • Ожидает отгрузку — текущая потребность по отгрузкам, которая ещё не отгружена (не ограничивается выбранным периодом);
  • Автозаказ — рекомендуемое количество к закупке, округлённое вверх до закупочной упаковки номенклатуры, если она настроена.

Действие Автозаказ добавляет строки только для позиций, которые сейчас видны в таблице, имеют положительное значение Автозаказ и ещё не добавлены в заказ. Существующие количества в строках не перезаписываются.

Если включено производство, этот же расчёт также учитывает потребность в материалах: Ожидает расхода из производственных заказов, ожидающих выполнения, и Израсходовано по производственным заказам в статусе «Выполнен» за выбранный период.

Статусы и действия​

В заказах поставщикам используется типовой жизненный цикл:

  1. Черновик — заказ можно свободно редактировать; статус по умолчанию для нового заказа.
  2. Отправлен — заказ отмечен как отправленный действием «Отправить». Письмо поставщику по электронной почте отправляется, только если в типе заказа задан «Шаблон по умолчанию» (там же настраиваются тема, тело, печатная форма-вложение и адрес копии; адрес копии получает скрытую копию письма); иначе действие только меняет статус. Переход доступен из «Черновика»; из «Отправлен» можно сразу перейти в «Подтвержден».
  3. Подтвержден — заказ подтверждён для исполнения. Переход доступен из «Черновика» или «Отправлен». В этом статусе становятся доступными действия «Создать поступление» (если есть остаток к оформлению) и создание/обновление приемки (если в типе заказа задан «Тип приемки»).
  4. Закрыт — заказ закрыт для дальнейшей работы (например, после полного исполнения). Переход доступен только из «Подтвержден» действием «Закрыть». В типе заказа можно включить ограничения, запрещающие закрытие при активных приемках, неполной приемке или неполной оплате.
  5. Отменен — заказ исключён из дальнейшей обработки. Переход доступен из всех статусов, кроме «Черновика» и «Отменен».

Поведение статусов может отличаться в зависимости от настроек. Как правило, при переходе к подтверждению возрастает количество ограничений на изменения.

Отправка заказа поставщику​

Если в вашей конфигурации настроена отправка, в карточке заказа доступно действие «Отправить»:

  • формируется печатная форма по выбранному шаблону;
  • письмо отправляется на электронную почту поставщика;
  • заказ переводится в статус «Отправлен».

Подтверждение заказа​

Действие «Подтвердить» фиксирует готовность заказа к дальнейшим операциям.

После подтверждения могут становиться доступными связанные документы (например, приемка или поступление), а также контроль исполнения по строкам.

Отмена заказа​

Действие «Отменить» помечает заказ как отменённый.

Обычно отменённые заказы исключаются из дальнейших автоматических операций и отбора в процессах.

Связанные документы и контроль исполнения​

Набор связанных документов зависит от включённых модулей.

Приемки (если используется складской контур)​

Для подтверждённого заказа система может:

  • показывать, сколько уже принято по каждой строке;
  • вести список связанных приемок в карточке заказа;
  • создавать приемку в статусе «В работе», чтобы склад мог начать приём товаров.

Подробнее: Приемки по заказам поставщикам.

Поступления и оплата (если используется раздел «Расчёты»)​

В карточке заказа может отображаться список связанных поступлений.

Поступление можно создать из заказа (если в вашей конфигурации это включено). Подробнее: Поступления по заказам поставщикам.

Цепочка обычно такая:

  1. Поступление — фиксирует сумму к оплате поставщику.
  2. Исходящий платёж — фиксирует оплату и уменьшает задолженность (после разнесения).

См. также: Поступления, Исходящие платежи, Разнесение оплат.

Заказы покупателей (если используется раздел «Продажи»)​

В карточке заказа поставщику есть вкладка «Заказы покупателей», где можно добавить строки подтверждённых заказов покупателей: строки заказа поставщику создаются или обновляются на нужные количества, и заказ поставщику закрывает связанную потребность продаж.

Дополнительные возможности​

Вложения к заказу​

К заказу можно прикреплять файлы (например, спецификации, переписку, коммерческие предложения) и просматривать их в карточке документа.

Копирование заказа​

Для ускорения работы можно создать новый заказ копированием существующего и затем скорректировать реквизиты и строки.