Поступления по заказам поставщикам

Поступление фиксирует покупку в учёте и сумму к оплате поставщику. На практике поступление часто оформляют на основании заказа поставщику, чтобы автоматически перенести реквизиты и строки.

Где находится

Обычно поступления доступны в разделе «Расчёты» → «Операции» → «Поступления».

Если в вашей конфигурации включена связь с заказами, поступление также можно создать из карточки заказа поставщику.

Связь с заказом поставщику

Поступление может создаваться на основании подтверждённого заказа. В этом случае:

• реквизиты (компания, поставщик, валюта, условия оплаты и т.п.) обычно подставляются из заказа;
• строки поступления формируются по строкам заказа;
• по этой связи система считает, сколько уже оформлено поступлениями и сколько осталось оформить.

Практический смысл: один заказ можно оформлять несколькими поступлениями и частями.

Когда доступно создание поступления из заказа

Обычно поступление на основании заказа используют, когда включён финансовый контур (раздел «Расчёты») и требуется зафиксировать сумму к оплате поставщику.

Действие «Создать поступление» появляется в карточке заказа, когда:

1. Заказ находится в статусе «Подтверждён».
2. По строкам заказа есть остаток к оформлению поступлениями.

Тип поступления и политика оформления, настроенные в типе заказа, не влияют на доступность действия — они определяют только то, чем будет заполнено новое поступление (см. ниже).

Политика оформления поступления

Поле «Политика оформления поступления» в типе заказа определяет, какое количество переносится в новое поступление из строк заказа:

• «Заказанное количество» — в поступление подставляется заказанное количество за вычетом уже оформленного активными поступлениями. Этот режим также используется, если политика не заполнена.
• «Принятое количество» — в поступление подставляются только фактически принятые количества (из связанных активных приемок). При включённом складском контуре типы заказов инициализируются этим режимом. Для товарных позиций действие «Создать поступление» появится только после приемки хотя бы части товара; по услугам поступление можно оформить без приемки. Созданное поступление наследует место хранения из заказа, а строки приемок связываются со строками поступления — это исключает повторное оформление одной и той же приемки.

Контроль по строкам

В строках заказа отображаются справочные поля:

• «Поступило» — количество, оформленное активными поступлениями (не отменёнными, в статусе «к оплате» или выше);
• «Оплачено» — количество, попавшее в полностью оплаченные поступления.

Строки подсвечиваются, если «Поступило»/«Оплачено» меньше заказанного количества; по клику на поле открывается список связанных поступлений.

В списке заказов отображаются агрегированные колонки «Статус приемки» и «Статус поступления» — статусы документов, связанных с каждым заказом, а быстрый фильтр «Создать поступление» отбирает заказы, ожидающие оформления.

Как создать поступление на основании заказа

1. Откройте заказ поставщику.
2. Выполните действие «Создать поступление» (если оно доступно в вашей конфигурации).
3. В открывшемся поступлении проверьте реквизиты (обычно заполняются автоматически из заказа):
   • компания;
   • поставщик;
   • валюта;
   • условия оплаты;
   • реквизиты поставщика/примечание (если заполнялись в заказе).
4. Проверьте строки поступления:
   • номенклатура и описание;
   • количество (обычно остаток к оформлению: заказанное количество за вычетом уже оформленного в других поступлениях);
   • цена.
5. При необходимости скорректируйте количества/цены по факту документов поставщика.
6. Переведите поступление в рабочий статус согласно правилам вашей конфигурации (например, «к оплате»).

Несколько поступлений по одному заказу (частичное оформление)

Если поставка и/или документы поставщика приходят частями, допускается несколько поступлений по одному заказу:

• первое поступление закрывает часть позиций/количества;
• следующее поступление оформляется на оставшуюся часть;
• в заказе обычно можно контролировать «сколько уже оформлено» и «сколько осталось».

Оплата поступления

Далее цепочка обычно такая:

1. Поступление — фиксирует сумму к оплате поставщику.
2. Исходящий платёж — фиксирует оплату и уменьшает задолженность (после разнесения оплат).

См. также: Поступления, Исходящие платежи, Разнесение оплат.

Ограничения при закрытии/фиксации заказа

В некоторых конфигурациях действует правило «нельзя закрыть/зафиксировать заказ, если он оплачен не полностью».

Если вы столкнулись с запретом:

1. Проверьте, оформлены ли поступления по всем строкам.
2. Проверьте, выполнено ли разнесение исходящих платежей по поступлениям.
3. Убедитесь, что поступления и платежи не отменены.

См. также: Настройки.