Контрагенты

Справочник «Контрагенты» используется для ведения покупателей, поставщиков, прочих организаций и физических лиц (в зависимости от конфигурации). Контрагенты выбираются в документах продаж, закупок, расчётов, а также в договорах и подразделениях.

Где используется

• документы продаж и закупок;
• реализации, поступления и платежи;
• договоры;
• подразделения (филиалы/точки) контрагентов.

Список контрагентов

В списке обычно отображаются основные данные: наименование, код, тип, адрес, телефон, электронная почта.

Если используется архивирование, в списке доступен переключатель:

• Активно — рабочие записи;
• Неактивно — записи, скрытые из повседневного выбора.

Типы контрагентов: организация, компания, физическое лицо

В системе один и тот же «контрагент» может быть разного типа. Это важно, потому что для разных типов хранится разный набор данных, а также они по‑разному используются в процессах.

Организация (юридическое лицо)

Используйте тип «Организация» для внешних контрагентов‑юридических лиц:

• покупатели и поставщики;
• подрядчики;
• перевозчики;
• банки и прочие организации.

Типовые данные:

• наименование и при необходимости полное наименование;
• контактные данные и адрес;
• при необходимости — веб‑сайт;
• вкладка «Юридические данные» (если включена в вашей конфигурации).

Дополнительно для организаций может вестись список контактных лиц (см. «Физическое лицо» ниже).

Компания (наша компания)

Тип «Компания» предназначен для ваших собственных юридических лиц, от имени которых оформляются документы.

Когда это нужно:

• вы ведёте учёт по нескольким своим компаниям в одной базе;
• в документах важно выбирать, какая компания продаёт/покупает, принимает оплату, является стороной договора.

Практическая особенность: если в системе заведена ровно одна компания, она часто подставляется по умолчанию в документы (это зависит от настроек и конкретного процесса).

Физическое лицо

Тип «Физическое лицо» используйте, когда нужно хранить данные о конкретном человеке:

• контактное лицо внешней организации (например, менеджер поставщика, бухгалтер покупателя);
• частный клиент.

Типовые данные:

• фамилия, имя, отчество;
• организация/компания, которую представляет человек;
• должность (если используется);
• телефон и электронная почта.

Сотрудники вашей собственной компании — особый вид физических лиц, см. раздел Сотрудники ниже.

Карточка контрагента

Типовые реквизиты:

• Код — может заполняться автоматически;
• Имя (наименование);
• Тип контрагента — вид контрагента (например, организация, компания, физическое лицо, сотрудник); определяется типом создаваемой записи и показывается только для чтения;
• Адрес (включая страну — если используется);
• Телефон, электронная почта;
• Неактивно — признак вывода из активного использования.

Закупочные настройки поставщика

Если включена автоматизация закупок и контрагент отмечен как Поставщик, в карточке контрагента есть вкладка Закупка с полем Период заказа.

Период заказа — это количество дней, которое автоматическое заполнение заказа поставщику использует для формирования периода анализа спроса по умолчанию для этого поставщика. Если поле пустое, в заказах поставщикам используется 7 дней. Значение только заполняет поля Дата с и Дата по по умолчанию; пользователь всё равно может изменить период в заказе поставщику.

Сотрудники

Сотрудник — это физическое лицо вашей компании, которое одновременно является пользователем системы. В отличие от обычных физических лиц, сотрудники ведутся в отдельном справочнике — Справочники → Сотрудники — и могут назначаться исполнителями действий и других работ.

В карточке сотрудника есть:

• Логин, действие смены пароля и признак блокировки — учётная запись пользователя;
• Управление всеми комментариями — флаг модератора: по умолчанию пользователь может редактировать и удалять только свои комментарии, флаг снимает это ограничение;
• Роли — роли доступа пользователя;
• Организация — должна быть одной из ваших компаний (подставляется автоматически, если компания одна);
• Подразделение, Должность;
• ФИО, контакты, адрес, дата рождения;
• Фото и Аватар (аватар формируется из фото автоматически).

Как понять, какой тип выбрать

Ориентируйтесь на простое правило:

• если вы описываете сторону сделки как организацию (клиент/поставщик/подрядчик) — создавайте организацию;
• если вы описываете свою организацию (от имени которой формируются документы) — создавайте компанию;
• если вам нужен конкретный человек — создавайте физическое лицо; для контактного лица укажите организацию, которую он представляет, а для частного клиента организацию можно не заполнять;
• если вам нужен сотрудник вашей компании (пользователь системы, исполнитель действий) — создавайте запись в Справочники → Сотрудники (см. Сотрудники).

Типовые ситуации и примеры

• Покупатель — юридическое лицо → заведите организацию.
• Поставщик — юридическое лицо → заведите организацию.
• Покупатель — физическое лицо (частный клиент) → заведите физическое лицо.
• Контакт у поставщика (например, «Иванов И.И., менеджер») → заведите физическое лицо и привяжите его к организации поставщика.
• Учет по двум юрлицам (например, «ООО Альфа» и «ООО Бета») → заведите две записи типа «Компания» и выбирайте нужную компанию в документах.

Рекомендации по заполнению

• Заполняйте контактные данные и адрес сразу — это снижает ошибки в документах.
• Если контрагент больше не используется, переводите его в архив, а не удаляйте.

Типовые ошибки и как их избежать

Дублирование контрагентов

Частая ситуация — один и тот же контрагент заведён несколько раз (например, с разным написанием названия).

Рекомендации:

• договоритесь о едином стандарте именования;
• «лишние» записи переводите в архив, чтобы их не выбирали в новых документах;
• перед созданием нового контрагента используйте поиск в списке.

Перепутали «организацию» и «компанию»

Если внешнего контрагента завели как «компанию» (или наоборот), это приводит к ошибкам выбора стороны договора и компании в документах.

Рекомендации:

• заведите корректную запись нужного типа;
• постепенно переведите процессы на правильную запись;
• ошибочную запись переведите в архив (удаление часто невозможно из‑за связей с документами).