Зарплатная ведомость

Зарплатная ведомость используется, когда нужно сформировать расчётные листы сразу по нескольким сотрудникам за один и тот же период.

Обычно работа строится так:

1. создаётся зарплатная ведомость (компания + период + тип);
2. выполняется действие «Сгенерировать»;
3. открываются расчётные листы сотрудников и проверяются строки расчёта и итог «К выдаче»;
4. при необходимости регистрируются выплаты.

Где находится

Откройте «Кадры» → «Операции» → «Зарплатные ведомости».

Реквизиты ведомости

В ведомости обычно заполняют:

• Компания — по какой компании формируется зарплата;
• Период — даты, за которые считаются начисления/удержания;
• Тип — тип расчетного листа, который будет назначен сгенерированным документам;
• Имя (если используется) — произвольное пояснение, например «Зарплата за декабрь».

Если в системе существует только один тип расчетного листа, он подставляется по умолчанию.

Что внутри ведомости

В ведомости отображается список расчётных листов, связанных с ведомостью. По каждому сотруднику обычно видно:

• номер расчётного листа;
• имя и фамилию сотрудника;
• должность;
• итог «К выдаче»;
• итоги по видам расчёта (по одной колонке на вид расчёта; порядок колонок задаётся признаком «Порядок»).

Итог по виду расчёта можно ввести прямо в таблице, если в настройках вид расчёта помечен как «Редактируемое», — система создаст или обновит отдельную ручную строку расчётного листа с введённым значением. Если по тому же виду расчёта есть и автоматически сформированные строки (например, начисления по отметкам времени), в колонке показывается сумма всех строк — введённое значение прибавляется к автоматическим, а не заменяет их; не включайте «Редактируемое» для автоматических видов расчёта, если не нужна именно добавочная корректировка. Итоги нередактируемых видов расчёта доступны только для просмотра.

Из ведомости можно открыть расчётный лист и просмотреть его строки расчёта.

Что делает действие «Сгенерировать»

Действие «Сгенерировать» выполняет два ключевых шага:

1. Создаёт расчётные листы по сотрудникам компании на выбранный период и тип.
   • Как правило, расчётные листы создаются по активным сотрудникам компании.
   • Если по сотруднику уже существует расчётный лист с теми же периодом + компанией + типом, система не создаёт дубликат.
2. Заполняет (или обновляет) строки расчёта в расчётных листах ведомости.
   • Часть строк может рассчитываться автоматически (например, на основании отмеченного времени).
   • После формирования рекомендуется открыть несколько расчётных листов и проверить результат.

Если расчётный лист, уже связанный с ведомостью, относится к сотруднику, не принадлежащему компании ведомости, действие «Сгенерировать» прерывается с ошибкой и ничего не меняет — исправьте или удалите такой расчётный лист и повторите.

Как формируется список сотрудников

Состав сотрудников зависит от выбранной компании и от признака активности сотрудника.

Если сотрудник не относится к выбранной компании или не является активным, расчётный лист по нему обычно не будет создан при формировании.

Если расчётный лист уже был создан отдельно

Если расчётный лист с теми же периодом, сотрудником, компанией и типом уже существует, ведомость не создаёт его повторно.

При этом в самой ведомости вы обычно видите только те расчётные листы, которые связаны с этой ведомостью. Поэтому, если расчётный лист был создан отдельно (не из ведомости), он может не появиться в списке текущей ведомости.

В таком случае рекомендуется выбрать единый рабочий сценарий (формировать расчёт через ведомость) и избегать параллельного создания документов за один и тот же период.

Повторный запуск

Формирование можно выполнять повторно, если менялись исходные данные (например, отметки времени, ставка, настройки видов расчёта). Повторный запуск обычно используется для актуализации расчёта.

Если расчётный лист не появился в ведомости

Проверьте типовые причины:

1. Сотрудник не активен или не относится к выбранной компании.
2. Для этого сотрудника уже был создан расчётный лист с тем же периодом, компанией и типом.

Отсутствие исходных данных (например, отметок времени с выбранным проектом) не мешает созданию самого расчётного листа — не появятся только автоматические строки расчёта. См. Выплата по отмеченному времени.

Копирование ведомости

Если доступно действие «Копировать», оно помогает создать новую ведомость на основе существующей:

• переносит компанию, тип и имя — период в новой ведомости не заполнен, укажите его сначала;
• копирует связанные расчётные листы (с новыми номерами) вместе со строками, введёнными вручную; строки, рассчитанные по отметкам времени, не копируются.

После копирования укажите период, проверьте расчётные листы и выполните «Сгенерировать», чтобы обновить автоматические строки.