Przejdź do głównej zawartości
Wersja: 6.0

Zamówienia zakupu

Gdzie znaleźć​

Główne formularze do pracy z zamówieniami zakupu zwykle znajdują się w: „Zakup” → „Operacje” → „Zamówienia zakupu”.

Cel​

Zamówienie zakupu rejestruje uzgodnienie z dostawcą i służy do:

  • planowania zakupów i terminów dostaw;
  • uzgadniania cen i ilości;
  • kontroli realizacji (ile już przyjęto/zarejestrowano/opłacono — w zależności od włączonych procesów);
  • tworzenia dokumentów powiązanych (faktury zakupu, przyjęcia itd. — jeśli odpowiednie moduły są włączone).

Tworzenie i wypełnianie​

Podczas tworzenia zamówienia zakupu zwykle uzupełnia się:

Linie zamówienia​

W liniach określa się:

Automatyczne wypełnianie zamówienia​

Jeśli włączone jest planowanie wydań magazynowych, karta zamówienia zakupu może obliczać sugerowane ilości zakupu w siatce towarów.

  1. Wybierz Dostawcę, Lokalizację i Datę.
  2. Sprawdź pola Data od i Data do nad siatką towarów. Po wybraniu dostawcy system uzupełnia ten okres względem daty zamówienia: od liczby dni określonej w polu Okres zamówienia dostawcy do dnia poprzedzającego datę zamówienia. Jeśli dla dostawcy nie podano okresu, używane jest 7 dni. Okres można zmienić ręcznie przed wypełnieniem zamówienia. Jeśli później zmienisz datę zamówienia, sprawdź te daty przed uruchomieniem Auto order.
  3. Użyj filtra Auto order, aby pokazać tylko towary z sugerowaną ilością.
  4. Uruchom akcję Auto order.

Siatka towarów pokazuje kolumny pomocnicze dla wybranego okresu:

  • Planowane i Wysłane — ilości wydań dla okresu;
  • Oczekujące wydanie — zapotrzebowanie z wydań, które nie zostało jeszcze wysłane;
  • Auto order — sugerowana ilość zakupu, zaokrąglana w górę do opakowania zakupu towaru, jeśli jest skonfigurowane.

Akcja Auto order dodaje linie tylko dla towarów, które są aktualnie widoczne w siatce, mają dodatnią wartość Auto order i nie występują jeszcze w zamówieniu. Istniejące ilości w liniach nie są nadpisywane.

Jeśli włączona jest produkcja, ten sam mechanizm uwzględnia również zapotrzebowanie materiałowe: Oczekujące zużycie z zamówień produkcji oczekujących na wykonanie oraz Zużyte materiały z zamówień produkcji w statusie Wykonano w wybranym okresie.

Statusy i akcje​

Zamówienia zakupu zwykle mają następujący cykl życia:

  1. Projekt — zamówienie można swobodnie edytować; status domyślny dla nowego zamówienia.
  2. Wysłane — zamówienie zostało wysłane do dostawcy e-mailem akcją „Wyślij” (temat, treść, szablon załącznika i adres kopii konfigurowane w typie zamówienia). Dostępne z „Projekt”; ze statusu „Wysłane” można od razu przejść do „Potwierdzone”.
  3. Potwierdzone — zamówienie jest potwierdzone do realizacji. Dostępne z „Projekt” lub „Wysłane”. W tym statusie pojawia się akcja „Utwórz fakturę zakupu” (jeśli jest pozostała ilość do zafakturowania), a przyjęcie jest automatycznie tworzone/aktualizowane.
  4. Zablokowane — zamówienie zamknięte dla dalszej pracy (np. po pełnej realizacji). Dostępne wyłącznie z „Potwierdzone” akcją „Zablokuj”. W typie zamówienia można włączyć ograniczenia zabraniające blokady przy aktywnych przyjęciach, niepełnym przyjęciu lub niepełnej zapłacie.
  5. Anulowane — zamówienie wyłączone z dalszego przetwarzania. Dostępne ze wszystkich statusów oprócz „Projekt” i „Anulowane”.

Zachowanie statusów może się różnić w zależności od ustawień. Zwykle po potwierdzeniu obowiązuje więcej ograniczeń w zmianach.

Wysyłanie zamówienia zakupu do dostawcy​

Jeśli w systemie skonfigurowano wysyłanie, karta zamówienia zakupu udostępnia akcję „Wysłij”:

  • generowany jest wydruk na podstawie wybranego szablonu;
  • wysyłany jest e-mail do dostawcy;
  • zamówienie zakupu przechodzi w status „Wysłano”.

Potwierdzanie zamówienia zakupu​

Akcja „Potwierdź” rejestruje, że zamówienie zakupu jest gotowe do dalszych operacji.

Po potwierdzeniu mogą stać się dostępne dokumenty powiązane (na przykład przyjęcie lub faktura zakupu) oraz kontrola realizacji na poziomie linii.

Anulowanie zamówienia zakupu​

Akcja „Anuluj” oznacza zamówienie zakupu jako Anulowan.

Zwykle anulowane zamówienia zakupu są wyłączone z dalszych automatycznych operacji i wyborów procesów.

Dokumenty powiązane i kontrola realizacji​

Zestaw dokumentów powiązanych zależy od włączonych modułów.

Przyjęcia (jeśli używane jest Magazynowanie)​

Dla potwierdzonego zamówienia zakupu system może:

  • pokazywać ile już przyjęto w każdej linii;
  • utrzymywać listę powiązanych przyjęć na karcie zamówienia zakupu;
  • tworzyć „projekt” / gotowe do pracy przyjęcie, aby magazyn mógł rozpocząć przyjmowanie towaru.

Szczegóły: Przyjęcia dla zamówień zakupu.

Faktury zakupu i płatności (jeśli używane jest „Fakturowanie”)​

Karta zamówienia zakupu może pokazywać listę powiązanych faktur zakupu.

Fakturę zakupu można utworzyć z zamówienia zakupu (jeśli jest to włączone w konfiguracji). Szczegóły: Faktury zakupu dla zamówień zakupu.

Łańcuch zwykle wygląda następująco:

  1. Faktura zakupu — rejestruje kwotę do zapłaty dostawcy.
  2. Płatność wychodząca — rejestruje płatność i zmniejsza dług (po dopasowaniu).

Zobacz też: Faktury zakupu, Płatności wychodzące, Dopasowanie płatności.

Dodatkowe możliwości​

Załączniki​

Do zamówienia zakupu można dołączyć pliki (na przykład korespondencję, oferty, specyfikacje) i przeglądać je na karcie dokumentu.

Kopiowanie zamówienia zakupu​

Aby przyspieszyć pracę, można utworzyć nowe zamówienie zakupu poprzez skopiowanie istniejącego, a następnie dostosowanie pól nagłówka i linii.