Przejdź do głównej zawartości
Wersja: 6.0

KSeF — najczęstsze pytania i rozwiązywanie problemów

Nie mogę się zalogować do KSeF — od czego zacząć?​

  1. Sprawdź, czy firma ma uzupełniony NIP.
  2. Sprawdź, czy masz ustawiony domyślny certyfikat lub domyślny token (w zależności od sposobu logowania).
  3. Jeśli pojawiają się błędy szyfrowania lub sesji — pobierz certyfikaty publiczne KSeF.

Jeśli logujesz się tokenem:

  1. Sprawdź, czy token jest aktywny i ma wymagane uprawnienia.
  2. Jeśli token mógł wygasnąć lub został cofnięty — wygeneruj nowy lub ustaw inny jako domyślny.

Zobacz też: Dostęp i logowanie.

Nie widzę akcji KSeF (np. „Wyślij do KSeF”, „Pobierz status”)​

Sprawdź:

  1. czy masz uprawnienia do operacji KSeF,
  2. czy funkcje KSeF są włączone w Twojej konfiguracji,
  3. czy pracujesz na właściwej firmie (podmiocie).

Ważne: lista „Faktury KSeF” nie służy do ręcznego wysyłania faktur — wysyłka pochodzi z formularza faktury w „Fakturowaniu”.

Wysłałem fakturę, ale nie mam numeru KSeF​

Po wysyłce najpierw pojawia się numer referencyjny. Numer KSeF jest nadawany po pozytywnym przetworzeniu dokumentu — używaj akcji „Pobierz status” aż do momentu nadania numeru.

Jeśli numer KSeF nie pojawia się długo:

  1. sprawdź, czy status nie wskazuje na odrzucenie (zobacz „szczegóły”),
  2. spróbuj pobrać status ponownie po kilku minutach,
  3. jeśli problem się powtarza — skontaktuj się z administratorem (może to wymagać analizy logów lub konfiguracji dostępu).

Wysyłka kończy się błędem szyfrowania lub sesji​

Najczęstsze przyczyny i działania:

  1. Brak certyfikatów publicznych KSeF → pobierz certyfikaty publiczne.
  2. Brak aktywnej sesji lub sesja wygasła → otwórz nową sesję (automatycznie przy wysyłce lub ręcznie, jeśli jest dostępna taka akcja).
  3. Brak aktywnego dostępu do KSeF → zaloguj się ponownie.

Zobacz: Sesja i szyfrowanie.

Pobieranie faktur nic nie zwraca​

Sprawdź:

  • czy jesteś zalogowany do KSeF,
  • czy wybrałeś poprawny przedział dat,
  • czy pobierasz faktury jako sprzedawca czy jako nabywca,
  • czy (jeśli filtrujesz po firmie) wybrana jest właściwa firma.

Wskazówka: jeśli pobierasz faktury zakupu, uruchamiaj pobieranie w perspektywie nabywcy.

Nie mogę utworzyć faktury zakupu z faktury KSeF​

  1. Upewnij się, że pobrana faktura dotyczy zakupu (Twoja firma jest nabywcą).
  2. Sprawdź, czy w Twojej konfiguracji jest dostępna akcja tworzenia faktury zakupu z faktury KSeF.
  3. Jeśli akcja jest dostępna, ale dokument nie tworzy się poprawnie — zweryfikuj mapowanie pozycji (np. czy towary mogą być rozpoznane).

Zobacz: Faktury zakupu z KSeF.

Faktura KSeF nie powiązała się automatycznie z istniejącą fakturą zakupu​

Najpierw sprawdź, czy w Administracja → Integracja → KSeF jest włączona opcja „Powiąż automatycznie faktury KSeF z fakturami zakupu po numerze”. Bez włączonej opcji system nie próbuje samodzielnie powiązać dokumentów — należy wtedy użyć powiązania ręcznego.

Gdy opcja jest włączona, automatyczne powiązanie wymaga zgodności trzech pól: numer dokumentu dostawcy (vendorReference) — lub, gdy jest pusty, własny numer faktury zakupu (number) — z numerem faktury KSeF (P_2), dostawca z Podmiotem 1 i firma z Podmiotem 2.

Sprawdź:

  1. czy numer dokumentu dostawcy na fakturze zakupu został wpisany dokładnie tak samo, jak numer w KSeF (np. bez dodatkowych spacji, prefiksów). Jeżeli to pole jest puste, system spróbuje dopasować po własnym numerze faktury zakupu — warto sprawdzić, czy to nie ten numer przypadkowo pasuje do innego dokumentu,
  2. czy dostawca z KSeF (Podmiot 1) jest tym samym partnerem co dostawca na fakturze zakupu (a nie inną kartoteką tego samego kontrahenta),
  3. czy firma na fakturze zakupu odpowiada Podmiotowi 2 z KSeF.

Powiązanie jest sprawdzane przy każdej zmianie tych pól — możesz po prostu poprawić dane na fakturze zakupu i zapisać, system sam dociągnie powiązanie. Jeżeli nie chcesz czekać, użyj akcji „Powiąż z fakturą zakupu” lub „Powiąż fakturę”.

Jeżeli któreś z pól się różni, popraw je na fakturze zakupu — powiązanie zostanie wykonane automatycznie. Alternatywnie powiąż dokumenty ręcznie z poziomu listy „Faktury KSeF” (akcja „Powiąż z fakturą zakupu”) lub z karty faktury zakupu (akcja „Powiąż fakturę” w sekcji „KSeF”).

Zobacz: Faktury zakupu z KSeF — ręczne powiązanie.

Faktura KSeF powiązała się z niewłaściwą fakturą zakupu​

Otwórz fakturę zakupu, do której podpięła się faktura KSeF, i w sekcji „KSeF” użyj akcji „Odepnij fakturę”. Następnie, jeżeli trzeba, powiąż fakturę KSeF z właściwym dokumentem (akcja „Powiąż z fakturą zakupu” z zakładki „KSeF” na liście faktur zakupu albo „Powiąż fakturę” z karty właściwej faktury zakupu).