Przejdź do głównej zawartości
Wersja: 6.0

KSeF — pobieranie faktur

MyCompany pozwala pobierać faktury z KSeF po przedziale dat. Pobieranie może działać w dwóch perspektywach:

  • jako sprzedawca (Twoja firma jest sprzedawcą),
  • jako nabywca (Twoja firma jest nabywcą).

Co jest potrzebne przed pobraniem​

  1. Logowanie do KSeF — pobieranie wymaga aktywnego dostępu do KSeF (certyfikat lub token). Zobacz: Dostęp i logowanie.
  2. Poprawnie wybrany przedział dat — pobieranie działa w oparciu o daty faktur w KSeF (w praktyce: zwykle jest to data wystawienia, ale zależy od trybu pobierania).
  3. (Opcjonalnie) Wybór firmy — jeśli w systemie masz wiele firm, warto zawęzić pobieranie do konkretnej, aby uniknąć mieszania dokumentów.

Gdzie znaleźć pobrane faktury​

Otwórz „Fakturowanie” → „KSeF” → „Faktury KSeF”.

Ta lista jest rejestrem faktur ustrukturyzowanych, które zostały pobrane z KSeF (oraz — w zależności od konfiguracji — faktur wysłanych i monitorowanych w systemie).

Wskazówka praktyczna: lista „Faktury KSeF” to „rejestr faktur ustrukturyzowanych”. Nie zastępuje ona listy faktur sprzedaży w „Fakturowaniu” i nie służy do ręcznego tworzenia dokumentów sprzedaży.

Typowy przebieg pobierania​

  1. Wybierz przedział dat.
  2. (Opcjonalnie) ogranicz pobieranie do wybranej firmy.
  3. Uruchom pobieranie w odpowiedniej perspektywie (sprzedawca lub nabywca).
  4. System pobierze metadane faktur, a następnie pobierze treść faktur i zapisze je na liście „Faktury KSeF”.

Wskazówka: jeśli pobierasz faktury zakupu, używaj perspektywy nabywcy.

Jak dobrać przedział dat (praktyczne wskazówki)​

  • Jeśli pobierasz faktury regularnie, zacznij od krótkiego okna (np. ostatnie 1–3 dni), a potem rozszerzaj zakres w razie potrzeby.
  • Jeśli „coś zniknęło”, spróbuj pobrać dane z szerszego przedziału, bo dokument mógł zostać wystawiony wcześniej, a pobrałeś tylko wąski zakres.
  • W przypadku dużej liczby dokumentów wybieranie bardzo długich przedziałów może wydłużać pobieranie.

Duplikaty i ponowne pobieranie​

Ponowne uruchomienie pobierania dla tego samego zakresu jest bezpieczne:

  • system zwykle rozpoznaje faktury po numerze KSeF i nie tworzy duplikatów w rejestrze,
  • jeśli pojawiły się nowe dokumenty w KSeF, zostaną dociągnięte podczas kolejnego pobrania.

Automatyczne powiązanie z fakturami zakupu​

Jeżeli administrator włączył opcję „Powiąż automatycznie faktury KSeF z fakturami zakupu po numerze” (Administracja → Integracja → KSeF), pobrana faktura KSeF, w której Twoja firma jest nabywcą (Podmiot 2), zostaje automatycznie powiązana z istniejącą fakturą zakupu, jeżeli zgadzają się trzy pola: numer faktury KSeF (P_2) z polem „Numer dokumentu dostawcy” (vendorReference) na fakturze zakupu — a gdy to pole jest puste, z własnym numerem faktury zakupu (number) — dostawca (Podmiot 1) i firma (Podmiot 2).

Powiązanie działa też w drugą stronę: jeśli faktura KSeF była pobrana wcześniej, a fakturę zakupu wystawiasz lub edytujesz dopiero teraz — po zapisaniu zgodnych danych zostanie ona dopięta do faktury KSeF.

Dzięki temu faktury wprowadzone wcześniej ręcznie po pobraniu od razu pokazują w sekcji „KSeF” status, numer referencyjny i numer KSeF — bez dodatkowych kroków.

Gdy opcja jest wyłączona albo gdy powiązanie się nie powiedzie (np. numer dokumentu dostawcy zapisany w innej formie), możesz powiązać dokumenty ręcznie — zobacz: Faktury zakupu na podstawie faktur z KSeF.