Przejdź do głównej zawartości
Wersja: 6.0

KSeF — faktury zakupu na podstawie faktur z KSeF

Jeśli pobrana faktura dotyczy zakupu (Twoja firma jest nabywcą), MyCompany może pomóc utworzyć na jej podstawie fakturę zakupu w systemie.

To rozwiązanie jest wygodne, gdy chcesz:

  • szybko przenieść dane z faktury ustrukturyzowanej do rozliczeń,
  • mieć w systemie dokument zakupowy do płatności, długu i raportowania,
  • zachować powiązanie audytowe z numerem KSeF.

Co warto wiedzieć​

  • System tworzy fakturę zakupu na podstawie danych z faktury KSeF.
  • Pozycje mogą być mapowane na towary w systemie (np. po kodzie kreskowym), ale jeśli towar nie zostanie rozpoznany, może być wymagane uzupełnienie ręczne.
  • Na karcie faktury zakupu mogą być widoczne informacje związane z KSeF (numer referencyjny, status, numer KSeF) — ułatwia to kontrolę i audyt.
  • Faktura KSeF może być powiązana z istniejącą fakturą zakupu — automatycznie podczas pobierania lub ręcznie przez użytkownika.

Ważne: utworzenie faktury zakupu nie zmienia danych w KSeF. Jest to „przeniesienie” treści faktury ustrukturyzowanej do dokumentu zakupowego w Twoim systemie.

Automatyczne powiązanie po numerze​

Automatyczne powiązanie faktur KSeF z fakturami zakupu jest opcjonalne i włącza je administrator globalnie dla całego systemu.

Włączenie opcji​

Otwórz Administracja → Integracja → KSeF i zaznacz opcję „Powiąż automatycznie faktury KSeF z fakturami zakupu po numerze” (w sekcji nagłówkowej KSeF). Opcja działa globalnie — wpływa na wszystkie firmy i wszystkich użytkowników. Gdy jest wyłączona, faktura KSeF i faktura zakupu pozostają niepowiązane, a użytkownik musi powiązać je ręcznie (zobacz: Ręczne powiązanie).

Kiedy następuje powiązanie​

Kiedy opcja jest włączona, system sam dopasowuje dokumenty w dwóch sytuacjach:

  1. Po pobraniu faktury z KSeF — gdy dla pobranej faktury KSeF znajdzie istniejącą fakturę zakupu o zgodnych polach (zob. niżej), od razu je powiąże.
  2. Po zapisaniu/edycji faktury zakupu — gdy zmienisz na fakturze zakupu numer dokumentu dostawcy, własny numer, dostawcę lub firmę i powstanie zgodność z wcześniej pobraną fakturą KSeF, system również wykona powiązanie automatycznie.

Warunek dopasowania​

Powiązanie następuje, gdy zgadzają się wszystkie poniższe pola:

  • numer faktury — numer faktury KSeF (P_2) jest równy polu „Numer dokumentu dostawcy” (vendorReference) na fakturze zakupu, a jeżeli to pole jest puste — własnemu numerowi faktury zakupu (number),
  • dostawca — partner na fakturze zakupu jest tym samym podmiotem, co Podmiot 1 (sprzedawca) na fakturze KSeF,
  • firma — firma na fakturze zakupu jest tym samym podmiotem, co Podmiot 2 (nabywca) na fakturze KSeF.

Po powiązaniu na karcie faktury zakupu w sekcji „KSeF” zobaczysz referencję, status, numer KSeF i przycisk do podglądu faktury ustrukturyzowanej.

Typowy przebieg​

  1. Pobierz faktury z KSeF (zobacz: Pobieranie faktur z KSeF).
  2. Na liście „Faktury KSeF” wybierz fakturę dotyczącą zakupu.
  3. W zależności od sytuacji:
    • jeśli faktury zakupu jeszcze nie ma w systemie — uruchom akcję „Utwórz fakturę zakupu”;
    • jeśli faktura zakupu już istnieje (i nie została powiązana automatycznie) — uruchom akcję „Powiąż z fakturą zakupu” i wskaż istniejący dokument.
  4. Sprawdź fakturę zakupu: partnera, daty, kwoty, linie, podatki.

Co sprawdzić po utworzeniu faktury zakupu (checklista)​

Najczęściej warto zweryfikować:

  1. Dostawcę i firmę — czy dokument trafił do właściwej firmy i właściwego partnera.
  2. Daty — data faktury i (jeśli używane) data dostawy/usługi.
  3. Walutę i kwoty — czy sumy zgadzają się z fakturą w KSeF.
  4. Pozycje — czy wszystkie linie zostały przeniesione i czy rozpoznano towar/usługę.
  5. Podatki — czy stawki i wartości podatku są poprawne (szczególnie, jeśli w Twojej konfiguracji podatek jest wyliczany na podstawie ustawień lokalnych).

Jeżeli towar nie został rozpoznany:

  • uzupełnij go ręcznie na linii (zgodnie z procedurą w Twojej organizacji),
  • albo poproś osobę wdrażającą o dopasowanie zasad rozpoznawania pozycji (np. sposób mapowania kodów).

Ręczne powiązanie i zmiana powiązania​

Czasem powiązanie automatyczne nie zadziała — np. numer dokumentu dostawcy został wpisany w nieco innej formie albo dostawca w systemie i Podmiot 1 z KSeF to dwie różne kartoteki tego samego kontrahenta. W takim przypadku możesz powiązać dokumenty ręcznie.

Z poziomu listy „Faktury KSeF” (zakładka KSeF w „Fakturach zakupu”)​

Zakładka pokazuje faktury KSeF, które jeszcze nie mają przypisanej faktury zakupu. Dla wybranej faktury są dostępne dwie akcje:

  • „Utwórz fakturę zakupu” — utworzy nowy dokument zakupowy na podstawie faktury KSeF;
  • „Powiąż z fakturą zakupu” — otworzy okno wyboru istniejącej faktury zakupu (filtrowane według dostawcy i firmy z faktury KSeF). Po zatwierdzeniu faktura KSeF zostanie podpięta do wskazanego dokumentu i zniknie z zakładki.

Z poziomu karty faktury zakupu (sekcja KSeF)​

Na karcie faktury zakupu w sekcji „KSeF” dostępne są akcje:

  • „Powiąż fakturę” — pozwala wskazać fakturę KSeF (filtrowane według dostawcy i firmy faktury zakupu). Jeżeli do tej faktury zakupu była już podpięta inna faktura KSeF, zostanie ona odpięta przed podpięciem nowej.
  • „Odepnij fakturę” — usuwa powiązanie pomiędzy fakturą zakupu a fakturą KSeF (sama faktura KSeF nie jest usuwana — wraca do listy do powiązania).
  • „Edytuj” — otwiera podgląd powiązanej faktury KSeF.

Wskazówka: jeśli dostawca lub firma w systemie nie zgadza się z Podmiotem 1 / Podmiotem 2 z KSeF, najpierw popraw te dane na fakturze zakupu — powiązanie może wtedy wykonać się automatycznie.