Przejdź do głównej zawartości
Wersja: 7.0

Umowy na pojazdy

Sekcja jest przeznaczona do ewidencji umów związanych z pojazdami (np. wynajem, leasing, ubezpieczenie — w zależności od typów umów używanych w Twojej organizacji).

Umowa może służyć jako karta do przechowywania warunków: dat obowiązywania, partnera, kwot (jeśli dotyczy) oraz powiązania z konkretnym pojazdem.

Gdzie to znaleźć​

Otwórz „Flota” → „Operacje” → „Umowy na pojazdy”.

Lista pokazuje umowy, których typ pozwala na powiązanie pojazdu.

Tworzenie umowy​

Możesz utworzyć umowę:

  • z listy „Umowy na pojazdy” (użyj „Add”);
  • z karty pojazdu (w bloku Umowy — użyj „Add”).

Zalecana opcja dla „powiązania z konkretnym pojazdem” to utworzenie umowy z karty pojazdu: wtedy pole pojazdu zostanie wypełnione automatycznie.

Podczas wypełniania wskaż:

  • typ umowy (jeśli w systemie istnieje dokładnie jeden typ umowy, jest on podstawiany automatycznie; w przeciwnym razie wybierz właściwy typ);
  • Datę (pole obowiązkowe) i datę zakończenia;
  • Numer (pole obowiązkowe);
  • Firmę i Partnera (pola obowiązkowe; firma jest podstawiana domyślnie);
  • kwoty (np. Koszt początkowy i Rata wraz z Okresem płatności — jeśli są przewidziane przez typ umowy).

Karta umowy zawiera też zakładkę Tekst (treść umowy), blok Pliki (załączniki — skany, aneksy) oraz panel Komentarze.

Typ umowy i dostępność pola „Pojazd”​

W niektórych organizacjach nie wszystkie typy umów zakładają powiązanie z pojazdem. Wtedy:

  • pole wyboru pojazdu może być ukryte lub niedostępne;
  • przy próbie wskazania pojazdu dla niewłaściwego typu umowy system pokaże komunikat „Wybrany typ umowy nie pozwala na korzystanie z pojazdu”.

Jeśli napotkasz takie ograniczenie, sprawdź, czy wybrano właściwy typ umowy, lub skontaktuj się z administratorem w celu konfiguracji typów.

Daty obowiązywania i kontrola wygaśnięcia​

Aby kontrolować aktywne umowy, ważne jest wypełnianie dat rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli umowa się zakończyła, ale data końcowa nie jest wypełniona, może pojawiać się w wyborach jako „aktywna”.

Jeśli umowa przewiduje płatności okresowe (np. miesięczną ratę), uzupełnij także Okres płatności — pomaga to poprawnie interpretować warunki.

Przegląd umów na karcie pojazdu​

Karta pojazdu pokazuje listę powiązanych umów. Jest to wygodne do kontroli dat i warunków dla konkretnego pojazdu.

Stamtąd wygodnie jest również:

  • szybko otworzyć kartę umowy;
  • dodać nową umowę powiązaną z wybranym pojazdem (użyj „Add”).