Umowy na pojazdy
Sekcja jest przeznaczona do ewidencji umów związanych z pojazdami (np. wynajem, leasing, ubezpieczenie — w zależności od typów umów używanych w Twojej organizacji).
Umowa może służyć jako karta do przechowywania warunków: dat obowiązywania, partnera, kwot (jeśli dotyczy) oraz powiązania z konkretnym pojazdem.
Gdzie to znaleźć
Otwórz „Flota” → „Operacje” → „Umowy na pojazdy”.
Tworzenie umowy
Możesz utworzyć umowę:
- z listy „Umowy na pojazdy” (użyj Nowy);
- z karty pojazdu (w bloku Umowy — użyj Dodaj).
Zalecana opcja dla „powiązania z konkretnym pojazdem” to utworzenie umowy z karty pojazdu: wtedy pole pojazdu zostanie wypełnione automatycznie.
Podczas wypełniania zwykle podaje się:
- typ umowy;
- daty obowiązywania;
- numer (jeśli używany);
- firmę i partnera;
- kwoty (np. koszt początkowy i płatność okresową — jeśli są przewidziane przez typ umowy).
Typ umowy i dostępność pola „Pojazd”
W niektórych organizacjach nie wszystkie typy umów zakładają powiązanie z pojazdem. Wtedy:
- pole wyboru pojazdu może być ukryte lub niedostępne;
- przy próbie wskazania pojazdu dla niewłaściwego typu umowy system może pokazać komunikat: „Wybrany typ umowy nie pozwala wybrać pojazdu”.
Jeśli napotkasz takie ograniczenie, sprawdź, czy wybrano właściwy typ umowy, lub skontaktuj się z administratorem w celu konfiguracji typów.
Daty obowiązywania i kontrola wygaśnięcia
Aby kontrolować aktywne umowy, ważne jest wypełnianie dat rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli umowa się zakończyła, ale data końcowa nie jest wypełniona, może pojawiać się w wyborach jako „aktywna”.
Jeśli umowa przewiduje płatności okresowe (np. miesięczną ratę), koniecznie uzupełnij okresowość — pomaga to poprawnie interpretować warunki.
Przegląd umów na karcie pojazdu
Karta pojazdu pokazuje listę powiązanych umów. Jest to wygodne do kontroli dat i warunków dla konkretnego pojazdu.
Stamtąd wygodnie jest również:
- szybko otworzyć kartę umowy;
- dodać nową umowę powiązaną z wybranym pojazdem (użyj Dodaj).