Przejdź do głównej zawartości

Zamówienia zakupu

Gdzie znaleźć​

Główne formularze do pracy z zamówieniami zakupu zwykle znajdują się w: „Zakup” → „Operacje” → „Zamówienia zakupu”.

Cel​

Zamówienie zakupu rejestruje uzgodnienie z dostawcą i służy do:

  • planowania zakupów i terminów dostaw;
  • uzgadniania cen i ilości;
  • kontroli realizacji (ile już przyjęto/zarejestrowano/opłacono — w zależności od włączonych procesów);
  • tworzenia dokumentów powiązanych (faktury zakupu, przyjęcia itd. — jeśli odpowiednie moduły są włączone).

Tworzenie i wypełnianie​

Podczas tworzenia zamówienia zakupu zwykle uzupełnia się:

Linie zamówienia​

W liniach określa się:

Statusy i akcje​

Zamówienia zakupu zwykle mają następujący cykl życia:

  1. Projekt — zamówienie można swobodnie edytować.
  2. Wysłano — zamówienie zostało wysłane do dostawcy (jeśli używane jest wysyłanie).
  3. Potwierdzone — zamówienie jest potwierdzone do realizacji.
  4. Anulowan — zamówienie jest wyłączone z dalszego przetwarzania.

Zachowanie statusów może się różnić w zależności od ustawień. Zwykle po potwierdzeniu obowiązuje więcej ograniczeń w zmianach.

Wysyłanie zamówienia zakupu do dostawcy​

Jeśli w systemie skonfigurowano wysyłanie, karta zamówienia zakupu udostępnia akcję „Wysłij”:

  • generowany jest wydruk na podstawie wybranego szablonu;
  • wysyłany jest e-mail do dostawcy;
  • zamówienie zakupu przechodzi w status „Wysłano”.

Potwierdzanie zamówienia zakupu​

Akcja „Potwierdź” rejestruje, że zamówienie zakupu jest gotowe do dalszych operacji.

Po potwierdzeniu mogą stać się dostępne dokumenty powiązane (na przykład przyjęcie lub faktura zakupu) oraz kontrola realizacji na poziomie linii.

Anulowanie zamówienia zakupu​

Akcja „Anuluj” oznacza zamówienie zakupu jako Anulowan.

Zwykle anulowane zamówienia zakupu są wyłączone z dalszych automatycznych operacji i wyborów procesów.

Dokumenty powiązane i kontrola realizacji​

Zestaw dokumentów powiązanych zależy od włączonych modułów.

Przyjęcia (jeśli używane jest Magazynowanie)​

Dla potwierdzonego zamówienia zakupu system może:

  • pokazywać ile już przyjęto w każdej linii;
  • utrzymywać listę powiązanych przyjęć na karcie zamówienia zakupu;
  • tworzyć „projekt” / gotowe do pracy przyjęcie, aby magazyn mógł rozpocząć przyjmowanie towaru.

Szczegóły: Przyjęcia dla zamówień zakupu.

Faktury zakupu i płatności (jeśli używane jest „Fakturowanie”)​

Karta zamówienia zakupu może pokazywać listę powiązanych faktur zakupu.

Fakturę zakupu można utworzyć z zamówienia zakupu (jeśli jest to włączone w konfiguracji). Szczegóły: Faktury zakupu dla zamówień zakupu.

Łańcuch zwykle wygląda następująco:

  1. Faktura zakupu — rejestruje kwotę do zapłaty dostawcy.
  2. Płatność wychodząca — rejestruje płatność i zmniejsza dług (po dopasowaniu).

Zobacz też: Faktury zakupu, Płatności wychodzące, Dopasowanie płatności.

Dodatkowe możliwości​

Załączniki​

Do zamówienia zakupu można dołączyć pliki (na przykład korespondencję, oferty, specyfikacje) i przeglądać je na karcie dokumentu.

Kopiowanie zamówienia zakupu​

Aby przyspieszyć pracę, można utworzyć nowe zamówienie zakupu poprzez skopiowanie istniejącego, a następnie dostosowanie pól nagłówka i linii.