Przejdź do głównej zawartości

Faktury zakupu dla zamówień zakupu

Faktura zakupu rejestruje zakup w rozliczeniach oraz kwotę do zapłaty dostawcy. W praktyce faktura zakupu jest często tworzona z zamówienia zakupu, aby pola nagłówka i linie zostały automatycznie przeniesione.

Gdzie znaleźć​

Faktury zakupu są zwykle dostępne w: „Fakturowanie” → „Operacje” → „Faktury zakupu”.

Jeśli w konfiguracji włączono powiązanie z zamówieniami zakupu, fakturę zakupu można również utworzyć z karty zamówienia zakupu.

Powiązanie z zamówieniem zakupu​

Faktura zakupu może zostać utworzona na podstawie potwierdzonego zamówienia zakupu. W takim przypadku:

  • pola nagłówka (firma, dostawca, waluta, warunki płatności itd.) są zwykle wypełniane z zamówienia zakupu;
  • linie faktury zakupu są tworzone z linii zamówienia zakupu;
  • na podstawie tego powiązania system wylicza, ile już zostało pokryte fakturami zakupu i ile pozostało.

Znaczenie praktyczne: jedno zamówienie zakupu może być pokryte wieloma fakturami zakupu i częściami.

Kiedy dostępne jest tworzenie faktury zakupu z zamówienia zakupu​

Zwykle faktura zakupu na podstawie zamówienia zakupu jest używana, gdy włączony jest przepływ finansowy („Fakturowanie”) i trzeba zarejestrować kwotę do zapłaty dostawcy.

Z reguły tworzenie faktury zakupu jest dostępne, gdy:

  1. Zamówienie zakupu przechodzi w status „Potwierdzone”.
  2. Dla typu zamówienia zakupu skonfigurowano typ faktury zakupu (jeśli jest to wymagane w konfiguracji).
  3. Zamówienie zakupu ma linie, które nie są jeszcze pokryte fakturą zakupu.

Jak utworzyć fakturę zakupu na podstawie zamówienia zakupu​

  1. Otwórz zamówienie zakupu.
  2. Uruchom akcję „Utwórz fakturę zakupu” (jeśli jest dostępna w konfiguracji).
  3. W otwartej fakturze zakupu sprawdź pola nagłówka (zwykle wypełnione automatycznie z zamówienia zakupu):
  4. Sprawdź linie faktury zakupu:
    • towar i opis;
    • ilość (zwykle „do pokrycia”: ilość zamówiona minus to, co już pokryto innymi fakturami zakupu);
    • cena.
  5. Jeśli trzeba, dostosuj ilości/ceny, aby odpowiadały dokumentom dostawcy.
  6. Ustaw fakturę zakupu w wymagany status zgodnie z regułami konfiguracji (na przykład „Do zapłaty”).

Wiele faktur zakupu dla jednego zamówienia zakupu (pokrycie częściowe)​

Jeśli dostawy i/lub dokumenty dostawcy przychodzą partiami, możliwe jest tworzenie wielu faktur zakupu dla jednego zamówienia zakupu:

  • pierwsza faktura zakupu pokrywa część linii/ilości;
  • kolejna faktura zakupu jest tworzona dla pozostałej części;
  • w zamówieniu zakupu zwykle można kontrolować „ile już pokryto” i „ile pozostało”.

Opłacanie faktury zakupu​

Typowy łańcuch wygląda następująco:

  1. Faktura zakupu — rejestruje kwotę do zapłaty dostawcy.
  2. Płatność wychodząca — rejestruje płatność i zmniejsza dług (po dopasowaniu płatności).

Zobacz też: Faktury zakupu, Płatności wychodzące, Dopasowanie płatności.

Ograniczenia przy zamykaniu/blokowaniu zamówienia zakupu​

W niektórych konfiguracjach może obowiązywać reguła: „nie można zamknąć/zablokować zamówienia zakupu, jeśli nie jest opłacone w całości”.

Jeśli napotkasz takie ograniczenie:

  1. Sprawdź, czy utworzono faktury zakupu dla wszystkich linii.
  2. Sprawdź, czy płatności wychodzące zostały dopasowane do faktur zakupu.
  3. Upewnij się, że faktury zakupu i płatności nie mają statusu Anulowan.

Zobacz też: Ustawienia.