Karty pracy (Timesheet)

Ta strona opisuje formularze kart pracy:

• Karta pracy menedżera — do kontroli i korygowania nakładu pracy pracowników wg dni w ramach wybranego projektu.
• Karta pracy menedżera mobilna — uproszczony jednodniowy wariant karty pracy menedżera na telefon.
• Karta pracy pracownika — do wprowadzania i podglądu nakładu pracy wg zagadnień (zwykle w ramach wybranego projektu).

Karty pracy działają na podstawie danych przepracowanego czasu. Jeśli w Twojej organizacji czas jest ewidencjonowany ściśle wg zagadnień i projektów, karty pracy pozwalają szybko uzupełniać/sprawdzać godziny bez przełączania się na osobne listy.

Szczegóły dotyczące samych wpisów czasu: zobacz Przepracowany czas.

Ogólne zasady

Formularze na komputer (karta pracy menedżera i karta pracy pracownika) używają wspólnych elementów:

• Okres — przedział dat (zwykle miesiąc). Nagłówek zwykle zawiera przyciski przejścia do poprzedniego/następnego miesiąca. Karta mobilna pracuje z pojedynczym dniem zamiast okresu.
• Projekt — ogranicza ewidencję i podgląd godzin do konkretnego projektu.
• Typ przepracowanego czasu — typ pracy (np. „Development”, „Analiza”, „Wsparcie” — dokładna lista zależy od ustawień).
• Szablon godzin (jeśli używany) — pozwala szybko wstawiać typową wartość godzin podczas wprowadzania.

Jak wprowadza się godziny

Godziny wprowadza się bezpośrednio w tabeli.

Zwykle dostępne są dwie opcje:

1. Wprowadzanie ręczne — wpisujesz liczbę godzin dla wybranego dnia.
2. Szybkie wprowadzanie z szablonu — jeśli wybrano szablon godzin, system wstawia jego wartość. Ponowne zastosowanie tego samego szablonu do wypełnionej komórki usuwa wpis.

Jeśli wyczyścisz wartość godzin (ustawisz puste/zero), odpowiadające wpisy przepracowanego czasu dla tego dnia mogą zostać usunięte (w zależności od zasad ewidencji).

Jeśli włączone jest ustawienie autozapisu godzin („Automatycznie zapisuj godziny na timesheet”, konfigurowane w „Projekty” → „Konfiguracja” → „Ustawienia”), zmiany w komórkach są zapisywane w bazie od razu — dotyczy to obu formularzy kart pracy.

Wyróżnianie dni

Dla łatwiejszej kontroli tabela zwykle stosuje wyróżnienia:

• bieżący dzień jest wyróżniony osobno;
• weekendy mogą być wyróżnione innym kolorem;
• jeśli pracownik ma wpisy przepracowanego czasu różnych typów w tym samym dniu, dzień może być oznaczony jako „wymaga uwagi”.

Karta pracy menedżera

Otwórz „Projekty” → „Procesy” → „Karta pracy menedżera”.

Cel

Formularz jest przeznaczony dla przełożonych i menedżerów, którzy muszą:

• kontrolować, czy pracownicy uzupełniają czas;
• szybko widzieć obciążenie wg dni;
• w razie potrzeby korygować godziny w ramach projektu.

Co jest wyświetlane

Karta pracy pokazuje tabelę:

• wiersze — pracownicy;
• kolumny — dni wybranego okresu;
• wartości — godziny.

Dodatkowo w wierszu pracownika mogą być pokazane stanowisko i role w projekcie (jeśli role są prowadzone).

Ograniczenie listy pracowników

Lista pracowników w karcie pracy zwykle jest tworzona na podstawie:

• aktywnych uczestników przypisanych do wybranego projektu w wybranym okresie;
• pracowników, którzy już mają godziny/wpisy przepracowanego czasu dla wybranego projektu w wybranym okresie (niezależnie od ich statusu aktywności);
• jeśli wybrany projekt nie ma żadnych przypisań — wszystkich aktywnych pracowników (dla użytkownika z dostępem do wszystkich projektów: flaga „Dostęp do wszystkich projektów” albo brak bezpośrednich przypisań — zobacz dostęp do projektów).

Wprowadzanie i akcje

Gdy edytujesz komórkę (dzień/pracownik), system:

• tworzy/aktualizuje wpis przepracowanego czasu wymaganego typu — jeśli na formularzu wybrano typ przepracowanego czasu (i wybrano projekt, albo istniejący wpis dnia nie jest jeszcze powiązany z projektem);
• otwiera formularz z listą wpisów przepracowanego czasu dla tego dnia i pracownika — w pozostałych przypadkach (przede wszystkim gdy nie wybrano typu przepracowanego czasu).

Jeśli dla wybranego typu skonfigurowano szablony godzin, obok typu wyświetlane są przyciski szablonów — kliknięcie wstawia godziny szablonu do wybranej komórki.

Kopiowanie i czyszczenie godzin (menu kontekstowe)

W karcie pracy menedżera zwykle dostępne są akcje dla dnia (przez menu kontekstowe komórki dnia):

• Kopiuj — najpierw czyści wybrany dzień, a następnie kopiuje do niego wszystkie wpisy przepracowanego czasu z najbliższego poprzedniego dnia, w którym były wpisy. Przenoszone są pracownik, projekt, typ i godziny; powiązanie z zagadnieniem, szablon godzin i opis nie są kopiowane.
• Wyczyść — usuwa wszystkie wpisy przepracowanego czasu dla wybranego dnia.

Akcje dotyczą całego dnia — wszystkich pracowników w ramach wybranego projektu (lub wpisów bez projektu, gdy projekt nie jest wybrany), a nie pojedynczej komórki.

Jeśli włączone jest ustawienie autozapisu godzin (zobacz wyżej), zmiany są zapisywane od razu, dlatego „Wyczyść” zawsze wymaga potwierdzenia, a „Kopiuj” — gdy dzień docelowy ma już wpisy (zostaną usunięte).

Wprowadzanie godzin wg zagadnienia

Tabela pracowników w karcie pracy menedżera ma dwie zakładki: „Suma” i „Zagadnienia”. Na zakładce „Zagadnienia” można wybrać konkretne zagadnienie (otwarte i należące do wybranego projektu) i wprowadzać godziny dla niego; komórki pokazują wtedy godziny wybranego zagadnienia na tle łącznej liczby godzin pracownika w danym dniu.

Typowe sytuacje

Wprowadzanie godzin otwiera listę przepracowanego czasu

Lista przepracowanego czasu otwiera się, gdy na formularzu nie jest wybrany typ przepracowanego czasu (a także gdy nie wybrano projektu, a wpisy dnia są już powiązane z projektem). Jest to zwykle potrzebne, gdy w wybranym dniu są już wpisy i potrzebne są bardziej szczegółowe informacje (np. rozkład wg zagadnień).

Co zrobić:

1. Otwórz listę przepracowanego czasu wyświetloną przez system.
2. Sprawdź, które prace/zagadnienia mają już wpisy.
3. W razie potrzeby skoryguj godziny lub typ/projekt wpisu.

Karta pracy menedżera mobilna

Otwórz „Projekty” → „Procesy” → „Karta pracy menedżera mobilna”.

Uproszczony wariant karty pracy menedżera do pracy z telefonu:

• wybierany jest jeden dzień; przyciski pozwalają przejść o dzień lub tydzień wstecz/naprzód;
• lista pokazuje aktywnych pracowników przypisanych do wybranego projektu na bieżącą datę (albo wszystkich aktywnych pracowników — dla użytkownika z dostępem do wszystkich projektów, gdy projekt nie ma przypisań);
• godziny wprowadza się wg pracowników za wybrany dzień (przy wybranym typie przepracowanego czasu);
• dostępne są przyciski szablonów godzin oraz akcje „Kopiuj” / „Wyczyść” dla dnia (z potwierdzeniem);
• zmiany zapisywane są od razu.

Karta pracy pracownika

Otwórz „Projekty” → „Procesy” → „Karta pracy pracownika”.

Cel

Formularz jest przeznaczony dla pracowników i pomaga:

• codziennie wprowadzać godziny dla zagadnień;
• widzieć, dla których zagadnień wpisano czas i w które dni;
• kontrolować kompletność karty pracy w miesiącu.

Co jest wyświetlane

Karta pracy pracownika pokazuje listę zagadnień i tabelę godzin:

• wiersze — zagadnienia;
• kolumny — dni wybranego okresu;
• wartości — godziny wg zagadnienia.

Mogą być też wyświetlane szczegóły zagadnienia (nazwa, autor, wykonawca, status, typ). Jeśli nie wybrano projektu, może być również pokazany projekt zagadnienia.

Suma godzin za okres i sumy dzienne w stopce liczone są po wszystkich wpisach przepracowanego czasu pracownika, a nie tylko po wybranym projekcie, więc suma może być większa niż widoczne wiersze.

Wybór pracownika

Zwykle domyślnie wybrany jest bieżący użytkownik. Użytkownik z dostępem do wszystkich projektów (flaga „Dostęp do wszystkich projektów” albo brak bezpośrednich przypisań) może przełączyć pracownika (np. aby pomóc w uzupełnieniu karty pracy lub do kontroli).

Wybór zagadnień

Karta pracy pokazuje zagadnienia, które:

• należą do wybranego projektu (jeśli projekt jest wybrany);
• należą do projektów, do których pracownik jest przypisany w wybranym okresie, albo mają już godziny wpisane przez pracownika za okres;
• zagadnienia projektów bez żadnych przypisań są dodatkowo widoczne dla użytkownika z dostępem do wszystkich projektów;
• spełniają filtry wg stanu i własności.

Zwykle dostępne filtry:

• „Otwarta” / „Zamknięta” — wg stanu zagadnienia;
• „Moje zagadnienia” — gdzie pracownik jest autorem;
• „Przypisane do mnie” — gdzie pracownik jest wykonawcą.

Wprowadzanie godzin

Gdy edytujesz komórkę (dzień/zagadnienie), system tworzy lub aktualizuje wpis przepracowanego czasu.

Zalecenia:

• najpierw wybierz projekt (jeśli ewidencja jest ściśle projektowa);
• następnie pracuj z zagadnieniami tego projektu;
• wpisuj czas jak najbliżej faktycznej daty wykonania pracy.

Uprawnienia i ograniczenia

Dostępność kart pracy zależy od uprawnień:

• pracownik zwykle widzi tylko swoją kartę pracy;
• przełożony/menedżer może widzieć karty pracy pracowników projektu;
• dostęp „do wszystkich projektów” rozszerza zestaw danych dostępnych do podglądu i (w niektórych przypadkach) edycji.

Jeśli nie widzisz wymaganego projektu, pracowników lub zagadnień, sprawdź:

• wybrany okres;
• wybrany projekt;
• przypisanie do projektu i czy okres uczestnictwa jest aktualny;
• filtry na formularzu;
• uprawnienia dostępu.