Zespół i role w projekcie

Ta strona opisuje pracę z uczestnikami projektu: zespoły, role i przypisania.

Zaleca się prowadzić zespół i role od pierwszych dni projektu: ułatwia to przypisywanie zagadnień, kontrolę obciążenia oraz raportowanie udziału.

Zespół

Zespół to osobna lista pracowników, którą można przypisać do wielu projektów jednocześnie.

Jest to wygodne, gdy ta sama grupa pracuje nad różnymi projektami lub nad kilkoma obszarami w organizacji.

Ważne kwestie:

• jeśli dodasz/usuniesz pracownika z zespołu, lista pracowników przypisanych do projektu zmieni się we wszystkich projektach, do których przypisano ten zespół;
• jeśli liczy się okres uczestnictwa, wskaż daty udziału w przypisaniu do projektu (zobacz sekcję „Przypisania”).

Jak przypisać zespół do projektu

Przypisanie zespołu wykonuje się przez listę przypisań w karcie projektu.

1. Otwórz wymagany projekt.
2. Przejdź do sekcji przypisań (lista uczestników projektu).
3. Dodaj nowe przypisanie.
4. W polu uczestnika wybierz zespół (a nie pojedynczego pracownika).
5. W razie potrzeby wskaż rolę oraz okres uczestnictwa (daty od/do).
6. Zapisz zmiany.

Po zapisie wszyscy pracownicy należący do wybranego zespołu będą uznani za uczestników projektu (z uwzględnieniem okresu uczestnictwa oraz Twoich uprawnień dostępu).

Co się dzieje, gdy zmienia się skład zespołu

Jeśli zespół jest już przypisany do projektu, a Ty zmienisz jego skład:

• nowi pracownicy pojawią się na liście przypisań projektu;
• usunięci pracownicy nie będą już uznani za przypisanych (jeśli nie mają innych przypisań do tego projektu).

Zaleca się uzgadniać zmiany składu zespołu z menedżerem projektu i zapisywać powody w komentarzach projektu lub zagadnień.

Role w projekcie

Rola w projekcie odzwierciedla funkcję uczestnika (np. menedżer, wykonawca, obserwator — dokładna lista zależy od konfiguracji). Role są używane do:

• rozdzielenia odpowiedzialności;
• konfiguracji dostępu (jeśli jest przewidziana);
• analityki udziału pracowników.

Zalecenia:

• wcześniej ustal znaczenie ról (co oznacza „wykonawca”, „obserwator” itp.);
• jeśli role wpływają na uprawnienia dostępu, zmieniaj role świadomie i za zgodą.

Przypisania

Przypisanie łączy pracownika z projektem (i w razie potrzeby z zagadnieniami) oraz zapisuje warunki udziału.

Przypisanie często zawiera:

• uczestnika;
• rolę;
• okres uczestnictwa (daty od/do);
• dodatkowe warunki (jeśli używane w organizacji).

Zaleca się utrzymywać przypisania na bieżąco:

• dodawaj uczestników, gdy rozpoczynają pracę;
• zamykaj przypisania, gdy pracownik przestaje uczestniczyć;
• dopasowuj role zespołu do faktycznych obowiązków.

Typowe scenariusze

Start projektu

1. Przypisz menedżera projektu.
2. Zbuduj początkowy skład zespołu.
3. Przypisz role (jeśli używane).
4. Utwórz zagadnienia i przypisz wykonawców z zespołu.

Dodanie nowego uczestnika

1. Dodaj pracownika do zespołu projektu.
2. Przypisz rolę.
3. Przekaż kontekst: opis projektu, bieżące zagadnienia i zasady statusów.
4. Przypisz zagadnienia i terminy.

Zmiana wykonawcy w zagadnieniu

1. Wyjaśnij powód zmiany i dodaj komentarz w zagadnieniu.
2. Przypisz nowego wykonawcę.
3. Sprawdź terminy i zależności.
4. W razie potrzeby dostosuj plan i poinformuj zespół.

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego nie można przypisać zagadnienia do pracownika

Powód zwykle jest jednym z poniższych:

• pracownik nie został dodany do zespołu projektu (jeśli kontrola jest włączona);
• nie masz uprawnień do zmiany zespołu/przypisań;
• wybrany typ zagadnienia ogranicza listę wykonawców.