Projekty
Ta strona opisuje pracę z projektami: jak utworzyć projekt, jakie informacje uzupełnić, jak zarządzać stanem projektu oraz jak prowadzić dyskusje.
Projekt łączy powiązane zagadnienia, zespół i role oraz nakład pracy rejestrowany w przepracowanym czasie. Zaleca się używać projektu jako „kontenera pracy”: zapisywać daty, osobę odpowiedzialną oraz kluczowe decyzje.
Lista projektów
Otwórz „Projekty” → „Operacje” → „Projekty”.
Lista zwykle pokazuje:
- numer;
- status;
- daty rozpoczęcia i zakończenia;
- typ i nazwę;
- firmę;
- partnera (jeśli używane);
- menedżera.
Dlaczego lista jest przydatna
Lista projektów pomaga:
- szybko znaleźć projekt po numerze lub nazwie;
- rozdzielić aktywne projekty od zamkniętych;
- zobaczyć osobę odpowiedzialną (menedżera) oraz daty;
- otworzyć kartę projektu i sekcje powiązane.
Dostępne akcje zależą od uprawnień użytkownika:
- utworzenie projektu;
- otwarcie/edycja karty;
- usunięcie projektu (zwykle dostępne, jeśli nie ma danych powiązanych lub jeśli zezwalają na to ustawienia).
Filtry
Najczęściej dostępne filtry:
- Otwarte / Zamknięte — według statusu;
- Przypisane do mnie — projekty, w których bieżący użytkownik jest wskazany jako menedżer.
Używaj filtrów, aby szybko przełączać się między bieżącą pracą a projektami zakończonymi.
Jeśli na liście jest dużo projektów, korzystaj też z wyszukiwania po polach (np. po numerze, nazwie lub partnerze).
Karta projektu
Karta projektu zawiera główne pola:
- typ;
- numer;
- nazwę;
- firmę;
- partnera;
- daty rozpoczęcia i zakończenia;
- status;
- menedżera;
- opis.
Zalecana kolejność uzupełniania
- Wybierz typ projektu.
- Podaj nazwę, aby uczestnicy mogli łatwo odróżniać projekty.
- Sprawdź firmę.
- Wskaż menedżera (osobę odpowiedzialną).
- Uzupełnij datę rozpoczęcia i — jeśli trzeba — datę zakończenia.
- Ustaw status (np. „w toku”).
- Jeśli projekt jest zewnętrzny, wybierz partnera.
- W polu opis krótko zapisz cele, zakres, ograniczenia oraz ważne linki.
W niektórych organizacjach numer jest generowany automatycznie. Jeśli numer jest wypełniany przez system, nie zmieniaj go ręcznie.
Opis projektu
Pole opisu jest wygodne jako „paszport projektu”:
- cel projektu;
- kluczowe rezultaty;
- ważne ustalenia;
- kryteria zakończenia;
- linki do dokumentów zewnętrznych (jeśli jest to przyjęte w organizacji).
Status projektu
Status odzwierciedla bieżący stan projektu. Zwykle wpływa na dostępność akcji (np. dla projektu zamkniętego zmiany mogą być ograniczone).
Zalecane podejście:
- używaj statusu do jasnego rozróżnienia, czy projekt jest aktywny czy zakończony;
- przenoś projekt do statusu zamknięcia dopiero po wykonaniu głównej pracy i zapisaniu wyników.
Zakończenie i nieaktywność
Projekt może być uznany za:
- zamknięty — jeśli ustawiono status zamknięcia;
- nieaktywny — jeśli data zakończenia jest już w przeszłości.
Wpływa to na wybory na listach i ułatwia pracę z bieżącymi projektami.
Jeśli projekt jest faktycznie zakończony, ale jego zagadnienia są nadal zmieniane, sprawdź:
- czy status projektu jest wybrany poprawnie;
- czy trzeba wydłużyć datę zakończenia;
- czy istnieją ograniczenia zmian dla projektów zamkniętych.
Sekcje powiązane z projektem
Karta projektu zwykle udostępnia dane powiązane (zestaw zależy od konfiguracji):
- zagadnienia projektu;
- uczestnicy (zespół) i role;
- przepracowany czas;
- dokumenty i operacje powiązane (jeśli projekt jest używany do ewidencji kosztów/przychodów).
Używaj projektu jako jednej „wymiaru ewidencyjnego”: ułatwia to raportowanie i kontrolę.
Komentarze
Dyskusję w projekcie możesz prowadzić poprzez komentarze:
- widać, kto i kiedy dodał wpis;
- tekst może być szczegółowy;
- dyskusja jest przechowywana w kontekście projektu.
Zaleca się używać komentarzy jako dziennika decyzji i ustaleń.
Zalecenia dotyczące komentarzy
- pisz krótko i konkretnie: co ustalono, kto co robi i do kiedy;
- przy zmianie terminów lub priorytetów zapisz powód;
- jeśli dyskusja dotyczy konkretnego zagadnienia, przenieś kluczowe informacje także do komentarzy zagadnienia.
Typowe sytuacje i rozwiązania
Projekt nie jest widoczny na liście aktywnych
Sprawdź:
- czy projekt nie jest zamknięty statusem;
- czy data zakończenia nie jest wcześniejsza niż bieżąca data;
- czy nie jest włączony filtr ograniczający listę (np. „Przypisane do mnie”).
Nie można zmienić projektu
Powód zwykle jest jednym z poniższych:
- brak uprawnień do edycji;
- projekt jest w statusie zamkniętym i reguły zabraniają zmian;
- istnieją ograniczenia wynikające z danych powiązanych (np. dokumentów/operacji).
Przykład praktyczny
Scenariusz „utwórz projekt i rozpocznij pracę”:
- Utwórz projekt.
- Uzupełnij nazwę, daty, firmę i menedżera.
- Dodaj uczestników projektu: albo ręcznie, albo przypisz zespół do projektu (jeśli w organizacji używa się zespołów).
- Utwórz kilka zagadnień najwyższego poziomu i przypisz wykonawców.
- Ustal zasady statusów.
- Zacznij rejestrować czas dla zagadnień.
Dalej: zobacz Zagadnienia i Przepracowany czas.