Przejdź do głównej zawartości

Partnerzy

Słownik „Partnerzy” służy do utrzymywania klientów, dostawców, innych organizacji oraz osób fizycznych (w zależności od konfiguracji). Partnerzy są wybierani w dokumentach sprzedaży, zakupu i fakturowania, a także w umowach i działach.

Gdzie jest używane​

  • dokumenty sprzedaży i zakupu;
  • faktury, rachunki i płatności;
  • umowy;
  • działy partnerów (oddziały/lokalizacje).

Lista partnerów​

Lista zwykle pokazuje podstawowe dane: Nazwa, ID, Typ, Adres, Telefon, Email.

Jeśli używana jest archiwizacja, na liście zwykle znajduje się przełącznik:

  • Aktywnie — pozycje robocze;
  • Zarchiwizowane — pozycje ukryte przed codziennym wyborem.

Typy partnerów: przedsiębiorstwo, firma, osoba fizyczna​

W systemie ten sam „partner” może mieć różne typy. Jest to ważne, ponieważ różne typy przechowują różne zestawy danych i są inaczej wykorzystywane w procesach.

Przedsiębiorstwo (organizacja zewnętrzna)​

Użyj typu „Przedsiębiorstwo” dla zewnętrznych kontrahentów będących organizacjami:

  • klientów i dostawców;
  • wykonawców;
  • przewoźników;
  • banków i innych organizacji.

Typowe dane:

  • Nazwa oraz, jeśli trzeba, Pełne imię i nazwisko;
  • dane kontaktowe i adres;
  • jeśli trzeba — Strona internetowa;
  • zakładka „Dane prawne” (jeśli jest włączona w konfiguracji).

Dodatkowo przedsiębiorstwa mogą mieć listę kontaktów (zob. „Osoba fizyczna” poniżej).

Firma (nasza firma)​

Typ „Firma” jest używany dla Twoich własnych podmiotów prawnych, w imieniu których tworzone są dokumenty.

Kiedy jest to potrzebne:

  • prowadzisz księgowość dla kilku swoich firm w jednej bazie danych;
  • w dokumentach ważne jest wybranie, która firma sprzedaje/kupuje, przyjmuje płatności i jest stroną umowy.

Uwaga praktyczna: jeśli w systemie jest dokładnie jedna firma, często jest ona uzupełniana domyślnie w dokumentach (zależy od ustawień i konkretnego procesu).

Osoba fizyczna​

Użyj typu „Osoba fizyczna”, gdy potrzebujesz przechowywać dane o konkretnej osobie:

  • osoba kontaktowa organizacji zewnętrznej (np. opiekun u dostawcy, księgowy klienta);
  • pracownik Twojej firmy (jeśli włączony jest obszar HR/płac lub używane są role/przydzieleni).

Typowe dane:

  • Imię, Nazwisko, Drugie imię;
  • Przedsiębiorstwo/firma, którą reprezentuje osoba;
  • Pozycja (jeśli używana);
  • telefon i email;
  • jeśli trzeba — Dział.

Karta partnera​

Typowe pola:

  • ID — może być uzupełniane automatycznie;
  • Nazwa;
  • Typ — pomaga rozdzielić role partnera (klient/dostawca itp.), jeśli skonfigurowano;
  • Adres (w tym kraj — jeśli jest używany);
  • Telefon, Email;
  • Zarchiwizowane — flaga wyłączająca partnera z aktywnego użycia.

Jak wybrać właściwy typ​

Stosuj prostą zasadę:

  • jeśli opisujesz stronę transakcji jako organizację zewnętrzną (klient/dostawca/wykonawca) — utwórz przedsiębiorstwo;
  • jeśli opisujesz własną organizację (w imieniu której tworzone są dokumenty) — utwórz firmę;
  • jeśli potrzebujesz konkretnej osoby (kontakt, pracownik) — utwórz osobę fizyczną i wskaż przedsiębiorstwo/firmę, do której należy.

Typowe sytuacje i przykłady​

  • Klient jest organizacją → utwórz przedsiębiorstwo.
  • Dostawca jest organizacją → utwórz przedsiębiorstwo.
  • Klient jest osobą prywatną → utwórz osobę fizyczną.
  • Kontakt u dostawcy (np. „Jan Kowalski, manager”) → utwórz osobę fizyczną i powiąż ją z przedsiębiorstwem dostawcy.
  • Księgowość dla dwóch własnych podmiotów → utwórz dwie pozycje typu firma i wybieraj odpowiednią firmę w dokumentach.

Zalecenia dotyczące uzupełniania​

  • Uzupełnij dane kontaktowe i adres od razu — zmniejsza to liczbę błędów w dokumentach.
  • Jeśli partner nie jest już używany, zarchiwizuj go zamiast usuwać.

Typowe błędy i jak ich unikać​

Zduplikowani partnerzy​

Częsta sytuacja to tworzenie tego samego partnera kilka razy (np. z różną pisownią).

Zalecenia:

  • ustal jeden standard nazewnictwa;
  • przenieś „nadmiarowe” pozycje do Zarchiwizowane, aby nie były wybierane w nowych dokumentach;
  • przed utworzeniem nowego partnera użyj wyszukiwania na liście.

Mylenie „przedsiębiorstwa” i „firmy”​

Jeśli zewnętrzny partner zostanie utworzony jako „firma” (lub odwrotnie), prowadzi to do błędów przy wyborze strony umowy i firmy w dokumentach.

Zalecenia:

  • utwórz poprawną pozycję wymaganego typu;
  • stopniowo przełączaj procesy na poprawną pozycję;
  • przenieś niepoprawną pozycję do Zarchiwizowane (usunięcie często nie jest możliwe z powodu powiązań z dokumentami).