Mobilne faktury zakupu
Mobilne faktury zakupu to uproszczony scenariusz wprowadzania faktur zakupu z telefonu lub tabletu. Formularz służy do szybkiego wpisania dokumentu od dostawcy: można załadować plik lub zdjęcie, sprawdzić rozpoznane dane, jeśli rozpoznawanie jest skonfigurowane, uzupełnić kwotę albo linie i zakończyć dokument.
Gdzie znaleźć
Otwórz „Mobilna faktura zakupu” z panelu lub menu mobilnego.
Lista pokazuje faktury zakupu, w których bieżący użytkownik jest wpisany w polu Nasz przedstawiciel. Jeśli nie widzisz oczekiwanego dokumentu, sprawdź pole Nasz przedstawiciel w dokumencie albo otwórz standardową listę Faktury zakupu.
Przed rozpoczęciem
Aby scenariusz mobilny działał wygodnie:
- typ faktury zakupu powinien mieć włączoną flagę Mobilny w ustawieniach typów faktur zakupu;
- jeśli skonfigurowano tylko jeden mobilny typ faktury zakupu, jest on wybierany automatycznie, a pole typu jest ukryte w karcie mobilnej;
- do rozpoznawania pliku wybrany typ faktury zakupu musi mieć skonfigurowany opis importu OpenAI;
- do zakończenia dokumentu z natychmiastową płatnością wychodzącą bieżący użytkownik musi mieć skonfigurowane Konto gotówkowe.
Jeśli czegoś brakuje, poproś administratora o sprawdzenie Ustawień i katalogów.
Lista mobilnych faktur zakupu
Lista mobilna jest celowo krótka. Zwykle pokazuje:
- datę i godzinę;
- dostawcę;
- kwotę;
- status.
Użyj filtra Dostawca, aby zawęzić listę. Użyj Dodaj, aby utworzyć nową mobilną fakturę zakupu, Edytuj lub dwuklik/tap na wierszu, aby otworzyć istniejący dokument, oraz Usuń dla edytowalnych dokumentów utworzonych przez pomyłkę.
Tworzenie mobilnej faktury zakupu
- Otwórz Mobilna faktura zakupu.
- Kliknij Dodaj.
- Sprawdź nagłówek dokumentu:
- typ, jeśli jest widoczny;
- datę i godzinę;
- numer;
- dostawcę;
- notatkę.
- Prześlij plik/zdjęcie dokumentu od dostawcy albo uzupełnij dokument ręcznie.
- Sprawdź kwotę, podatek i linie.
- Potwierdź formularz, gdy dokument jest poprawny.
Gdy mobilny typ faktury zakupu jest wybierany automatycznie, system uzupełnia też bieżącego użytkownika w polu Nasz przedstawiciel i używa pól Firma i Konto gotówkowe użytkownika tam, gdzie jest to dostępne.
Ładowanie pliku lub zdjęcia
Użyj Prześlij w mobilnej karcie faktury zakupu, aby dodać dokument od dostawcy.
Ważne szczegóły:
- mobilna karta przechowuje jeden bieżący plik dla faktury zakupu; załadowanie nowego pliku zastępuje poprzedni załącznik;
- jeśli typ faktury zakupu ma skonfigurowany opis OpenAI, załadowanie pliku uruchamia też rozpoznawanie;
- po rozpoznaniu zawsze sprawdź dostawcę, numer, daty, linie, podatki i kwotę;
- jeśli opis nie jest skonfigurowany, plik zostanie dołączony, ale dane faktury trzeba wprowadzić ręcznie.
Rozpoznawanie korzysta z istniejących danych słownikowych. Nowi dostawcy, towary, waluty lub podatki nie są tworzone automatycznie.
Linie i kwota
Mobilna karta obsługuje zarówno szybkie wprowadzenie kwoty, jak i pracę na liniach:
- użyj pola Kwota w nagłówku dla prostej faktury z jedną kwotą;
- gdy faktura ma kilka linii, wpisuj kwoty w liniach;
- linia może zawierać opis, towar/usługę, ilość, cenę, kwotę i podatek;
- dodawaj lub usuwaj linie, dopóki dokument jest edytowalny.
Jeśli wpiszesz kwotę w nagłówku pustego dokumentu, system utworzy albo zaktualizuje bieżącą linię faktury zakupu na tę kwotę.
Zakończenie i płatność
Przełącznik zakończenia w mobilnej karcie nosi etykietę „Zapłacone”. Gdy jest widoczny, oznacza mobilną fakturę zakupu jako opłaconą i tworzy powiązaną płatność wychodzącą z pola Konto gotówkowe bieżącego użytkownika.
Używaj go dopiero po sprawdzeniu:
- dostawcy;
- kwoty;
- podatku;
- dołączonego pliku;
- źródła płatności.
Po włączeniu „Zapłacone” system tworzy wykonaną płatność wychodzącą na pozostałą kwotę do zapłaty i dopasowuje ją do faktury zakupu. Jeśli „Zapłacone” zostanie wyłączone, powiązana mobilna płatność wychodząca zostanie usunięta.
Rozwiązywanie problemów
Nie widzę pozycji „Mobilna faktura zakupu”
Twoja rola albo konfiguracja może nie zawierać formularza mobilnego. Poproś administratora o sprawdzenie dostępu i włączonych modułów.
Pole typu nie jest widoczne
To normalne, jeśli system ma domyślny mobilny typ faktury zakupu. Typ jest wybierany automatycznie.
Plik nie został rozpoznany
Sprawdź, czy typ faktury zakupu ma skonfigurowany opis OpenAI, klucz API OpenAI jest uzupełniony, a plik jest czytelny. Dokument nadal można uzupełnić ręcznie.
Przełącznik „Zapłacone” nie jest widoczny
Bieżący użytkownik może nie mieć skonfigurowanego pola Konto gotówkowe albo faktura zakupu może być tylko do odczytu.
Nie mogę edytować albo usunąć faktury zakupu
Zakończonych, anulowanych lub w inny sposób tylko do odczytu faktur zakupu nie można edytować z formularza mobilnego. Jeśli dokument wymaga korekty, użyj standardowego procesu Faktury zakupu.