Przejdź do głównej zawartości

KSeF — wysyłka faktur sprzedaży i statusy

Główna zasada: wysyłka jest powiązana z fakturą​

Wysyłka (wyładunek) do KSeF opiera się na danych z faktury sprzedaży w module „Fakturowanie”.

Lista/sekcja „Faktury KSeF” służy głównie do podglądu faktur ustrukturyzowanych, pobierania ich z KSeF oraz kontroli statusów. Nie jest przeznaczona do ręcznego wprowadzania danych i wysyłania faktur.

Co jest potrzebne przed wysyłką​

Zanim wyślesz fakturę:

  1. Dostęp do KSeF i logowanie — musisz być zalogowany do KSeF (certyfikatem lub tokenem). Zobacz: Dostęp i logowanie.
  2. Uprawnienia użytkownika — jeśli nie widzisz akcji KSeF, może brakować uprawnień lub funkcja nie jest włączona w Twojej konfiguracji.
  3. Sesja interaktywna — wysyłka odbywa się w ramach sesji. System może ją otworzyć automatycznie podczas wysyłki, ale w razie problemów warto sprawdzić, czy sesja jest aktywna. Zobacz: Sesja interaktywna.

Wskazówka praktyczna: jeśli konfiguracja Twojej organizacji zakłada określony moment „zatwierdzenia” faktury, najpierw doprowadź dokument do wymaganego statusu (np. „Do zapłaty” / „Gotowe”), a dopiero potem wysyłaj.

Jak wysłać fakturę do KSeF​

  1. Upewnij się, że jesteś zalogowany do KSeF (certyfikatem lub tokenem).
  2. Otwórz „Fakturowanie” → „Operacje” → „Faktury”.
  3. Utwórz lub otwórz fakturę i uzupełnij dane (partner, daty, numery, waluta, pozycje).
  4. Uruchom akcję „Wyślij do KSeF” (jeśli jest dostępna w Twojej konfiguracji).
  5. Po wysyłce system zapisze numer referencyjny zgłoszenia faktury.
  6. Używaj akcji „Pobierz status”, aby odświeżać stan przetwarzania w KSeF.

Jeśli nie widzisz akcji związanych z KSeF, sprawdź uprawnienia użytkownika lub ustawienia wdrożeniowe (administrator).

Co dzieje się po kliknięciu „Wyślij do KSeF”​

Po wysyłce zwykle zobaczysz, że:

  • system zapisuje numer referencyjny zgłoszenia,
  • faktura otrzymuje pierwszy status przetwarzania,
  • po pewnym czasie (po poprawnym przyjęciu) pojawi się numer KSeF.

Ważne: numer KSeF nie zawsze jest dostępny od razu. To normalne — KSeF przetwarza dokument, a numer jest nadawany po pozytywnym zakończeniu weryfikacji.

Jak interpretować informacje zwrotne z KSeF​

Typowo spotkasz:

  • Numer referencyjny — identyfikator zgłoszenia wysyłki.
  • Kod statusu / opis statusu / szczegóły — wynik przetwarzania faktury w KSeF.
  • Numer KSeF — numer nadany fakturze po poprawnym przyjęciu przez KSeF.

Jak czytać „szczegóły”​

Jeżeli faktura została odrzucona lub pojawiają się ostrzeżenia, pole „szczegóły” zwykle zawiera informację, co trzeba poprawić (np. brak wymaganych danych, sprzeczne kwoty, niepoprawny format pola). W takim przypadku:

  1. wróć do faktury w „Fakturowaniu”,
  2. popraw dane,
  3. wyślij ponownie (zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej organizacji).

Typowy przebieg statusów (praktyczny obraz)​

W większości organizacji spotkasz taki schemat:

  1. Wysłano / przyjęto zgłoszenie — jest numer referencyjny.
  2. W trakcie przetwarzania — KSeF weryfikuje dokument.
  3. Przyjęto — pojawia się numer KSeF.

Albo (w przypadku problemów):

  • Odrzucono — sprawdź „szczegóły”, popraw fakturę i wyślij ponownie.

Monitorowanie statusów​

Do kontroli statusów i przeglądu faktur ustrukturyzowanych możesz używać listy:

„Fakturowanie” → „KSeF” → „Faktury KSeF”.

Eksport pliku faktury (FA(3))​

Jeśli potrzebujesz sprawdzić, co dokładnie zostało wygenerowane do KSeF, skorzystaj z eksportu faktury do pliku w formacie wymaganym przez KSeF.

Typowe zastosowania eksportu:

  • analiza, dlaczego dokument został odrzucony;
  • przekazanie pliku do osoby wdrażającej / księgowości;
  • porównanie danych w systemie z danymi wysyłanymi do KSeF.

W zależności od konfiguracji eksport jest dostępny:

  • bezpośrednio na liście „Faktury KSeF”, albo
  • na karcie faktury (w module „Fakturowanie”).