KSeF — automatyzacja (harmonogram)
MyCompany może uruchomić zadanie cykliczne, które:
- odnawia logowanie i ważność dostępu (np. dla tokenów),
- okresowo pobiera faktury z KSeF w perspektywie nabywcy z ostatnich dni.
Automatyzacja jest szczególnie przydatna, gdy:
- faktury zakupu mają być regularnie dociągane z KSeF bez ręcznej pracy,
- chcesz utrzymywać dostęp do KSeF „w gotowości” (żeby pobieranie/wysyłka nie wymagały każdorazowego logowania),
- w firmie pracuje wiele osób i zależy Ci na przewidywalnym, powtarzalnym procesie.
Co ustala administrator (parametry)
Przy wdrożeniu automatyzacji zwykle ustala się:
- Częstotliwość uruchamiania (np. co 10–30 minut, co 1–2 godziny).
- Zakres pobierania — ile dni wstecz pobierać faktury jako nabywca.
- Sposób logowania — czy automatyzacja ma bazować na certyfikacie, czy na tokenie.
Wskazówka: w większości organizacji sensownym startem jest pobieranie z ostatnich kilku dni, a następnie dopasowanie zakresu do realnego opóźnienia w dostarczaniu dokumentów przez kontrahentów.
Dobre praktyki
- jeśli token jest używany w automatyzacji, ogranicz jego uprawnienia do niezbędnych i kontroluj, kto ma do niego dostęp,
- regularnie monitoruj, czy zadanie działa (np. czy lista „Faktury KSeF” rośnie zgodnie z oczekiwaniami),
- jeśli pobieranie jest wykonywane rzadko, a dokumentów jest dużo, rozważ częstsze uruchomienia z krótszym zakresem.
Jeśli w Twojej organizacji wymagana jest automatyzacja, poproś administratora o jej włączenie i dopasowanie parametrów.