Faktury

Gdzie znaleźć

Otwórz „Fakturowanie” → „Operacje” → „Faktury”.

Przeznaczenie

Faktura rejestruje sprzedaż w rozliczeniach:

• kwoty linii;
• podatki;
• dług klienta;
• oraz — jeśli włączony jest obszar Magazynowania — powiązanie z wydaniami.

Jeśli w Twojej organizacji używany jest Krajowy System e‑Faktur (KSeF), zobacz także: KSeF — faktury ustrukturyzowane.

W zależności od ustawień faktura może być:

• dokumentem używanym do kontroli długu (jeśli rozliczanie długu jest prowadzone na podstawie faktur);
• podstawą do utworzenia wydania (jeśli używane jest Magazynowanie);
• dokumentem do wydruku dokumentów pierwotnych (jeśli włączone są szablony wydruku).

Karta faktury

Pola główne

• Typ — typ faktury; ustawia numerator, domyślnego klienta, walutę, typ płatności, czy cena zawiera podatki oraz zachowanie wydania;
• Datę i Numer;
• Datę dostawy oraz Datę realizacji (jeśli używana);
• Klienta — partnera;
• Kontrakt (jeśli używany);
• Lokalizację / adres dostawy (jeśli używane jest Magazynowanie);
• Warunki płatności oraz obliczoną datę Zapłać do;
• Walutę — domyślnie z typu faktury; kurs zasila kwotę bazową w walucie;
• Nasz przedstawiciel (domyślnie bieżący użytkownik) oraz Indeks klienta;
• Notatkę.

Karta ma także zakładki Komentarze, Pliki (Plik faktury) oraz oś czasu historii statusów (czas spędzony w każdym statusie).

Linie

• towar/usługa;
• ilość i cena;
• Rabat, % / Cena po rabacie / Kwota rabatu (jeśli używane są rabaty);
• Podatki — podatki sprzedażowe towaru są podstawiane automatycznie (zobacz Podatki);
• Kwota — baza linii (brutto, gdy typ ma ustawione Cena zawiera podatki).

Gdy używane jest Magazynowanie i skonfigurowano typ wydania, linie pokazują też bieżące stany magazynowe — Na stanie, Oczekiwane, Dostępne — wraz z filtrem Dostępne, dzięki czemu możesz sprawdzać dostępność podczas tworzenia sprzedaży. Jeśli klient posługuje się inną jednostką miary, pojawiają się dodatkowe kolumny jednostka partnera / ilość / cena. Śledzenie partii (lotów) i opakowań (paczek) jest obsługiwane, gdy włączono je w typie faktury.

Faktury zaliczkowe

Typ faktury można oznaczyć flagą Zaliczkowa; flaga ta przenosi się następnie na fakturę. Faktury zaliczkowe służą do przyjmowania przedpłat i późniejszego ich rozliczania ze zwykłą sprzedażą:

• zwykła faktura pokazuje wartości Do rozliczenia zaliczki / Rozliczono zaliczkę oraz zakładkę Dopasowanie zaliczek z fakturami zaliczkowymi Rozliczonymi / Dostępnymi;
• użyj tam akcji „Rozlicz”, aby zastosować zaliczkę do faktury;
• faktury nie można rozliczyć z nią samą, a jako zaliczki można zastosować tylko faktury oznaczone jako Zaliczkowa.

Lista faktur pokazuje dodatkowo kolumny Rozliczono zaliczkę oraz Do zafakturowania.

Statusy

Faktura przechodzi przez „Projekt” → „Do zapłaty” → „Zapłacono” i może zostać anulowana ze statusu „Do zapłaty” lub „Zapłacono” (zaimplementowane jako kumulacyjne flagi, więc pokazywany status to najwyższy osiągnięty):

• w statusie „Projekt” można zmieniać nagłówek i linie. Akcja „Oznacz jako Do zrobienia” (widoczna tylko w statusie Projekt) przenosi fakturę do statusu „Do zapłaty”;
• w statusie „Do zapłaty” dokument jest potwierdzony do dalszych działań — drukowania, tworzenia wydania, rejestracji płatności. Tylko z tego statusu dostępna jest akcja „Rejestruj płatność”;
• w statusie „Zapłacono” dokument jest uznawany za rozliczony. Akcja „Oznacz jako Zapłacone” ustawia go ręcznie, a jest on także ustawiany automatycznie, gdy dopasowane płatności w pełni pokryją fakturę;
• „Anuluj” wyklucza dokument z procesu i rozliczeń (dostępne w każdym statusie z wyjątkiem Projekt/Anulowano).

Akcje „Oznacz jako Do zrobienia” i „Anuluj” są także dostępne jako operacje grupowe na liście faktur.

Akcja „Kopiuj” tworzy nową fakturę w stanie „Projekt” z tym samym klientem, firmą, typem, notatką i liniami.

Powiązanie z wydaniem

Jeśli używane jest Magazynowanie:

• faktura może utworzyć wydanie akcją „Utwórz wydanie”, dostępną dopiero, gdy faktura jest w statusie „Do zapłaty” lub późniejszym (faktura w statusie Projekt nie może utworzyć wydania);
• wydanie może też zostać utworzone automatycznie, gdy faktura osiągnie status „Do zapłaty”, jeśli typ ma ustawione Automatycznie utwórz wydanie.

Zobacz: Wydania z faktury.

Wskazówka praktyczna: jeśli wydanie jest tworzone automatycznie z faktury, najpierw zweryfikuj linie (towary, ilości, lokalizację/adres), a dopiero potem ustaw fakturę w status „Do zapłaty”.

Płatność

Faktura może być powiązana z płatnościami przychodzącymi. Dług jest obliczany na podstawie dopasowanych płatności.

Karta zawiera blok Dopasowanie płatności z podlistami Rozliczone oraz Dostępne; dwuklik na dostępnej płatności (lub akcja „Rozlicz”) rozlicza ją z fakturą. Jeśli kwota płatności jest mniejsza niż kwota faktury, jest to płatność częściowa, a dług pozostaje do czasu pełnego rozliczenia; po pełnym pokryciu faktura automatycznie przechodzi do statusu „Zapłacono”. Lista faktur pokazuje kolumnę Opłacono oraz filtry Nieopłacone / Opłacone / Częściowo opłacone.

Szybka płatność z faktury

W niektórych konfiguracjach płatność przychodząca może zostać utworzona bezpośrednio z faktury.

Typowy przebieg:

1. Ustaw fakturę w status „Do zapłaty”.
2. Kliknij „Rejestruj płatność”.
3. Sprawdź utworzoną kartę płatności przychodzącej i zapisz ją.

System zwykle:

• podstawia partnera, firmę, konta/kasy oraz typ płatności (w zależności od ustawień);
• ustawia kwotę równą pozostałej kwocie do zapłaty;
• od razu wykonuje dopasowanie płatności z tą fakturą, dzięki czemu dług maleje.

Zobacz: Płatności przychodzące.

Drukowanie

Predefiniowany dokument pierwotny nosi tytuł „Faktura”, a każdy typ faktury ma własną listę Szablonów faktury. W zależności od konfiguracji wydruk może dodatkowo zawierać kontrakt, lokalizację, jednostki miary partnera oraz kwoty opłacone/pozostałe. Drukowanie wymaga co najmniej jednego włączonego szablonu dla danego typu faktury; zobacz Raporty i drukowanie.

Zobacz także: Płatności, Dług i kalendarz płatności.