Faktury zakupu

Gdzie znaleźć

Otwórz „Fakturowanie” → „Operacje” → „Faktury zakupu”.

Dla kompaktowego wprowadzania z telefonu lub tabletu zobacz Mobilne faktury zakupu.

Przeznaczenie

Faktura zakupu służy do:

• rejestrowania przyjęcia towarów/usług od dostawcy;
• obliczania podatku i sumy dokumentu;
• kontroli płatności do dostawcy oraz długu.

Jeśli w Twojej organizacji faktury zakupu są pobierane z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), zobacz: KSeF — faktury ustrukturyzowane.

Faktura zakupu może być używana jako:

• podstawa do planowania płatności wychodzących (jeśli używany jest kalendarz płatności);
• punkt kontrolny długu dostawcy (jeśli rozliczanie długu jest prowadzone na podstawie faktur zakupu).

Lista faktur zakupu

Lista zwykle pokazuje:

• numer i datę;
• partnera;
• status;
• kwotę;
• walutę (jeśli używana);
• kontrakt (jeśli używany);
• wskaźniki płatności/długu.

Wskazówka: jeśli na liście są kolumny Opłacono/Dług, są one wygodne do szybkiej kontroli płatności częściowych.

Karta faktury zakupu

Pola główne

W nagłówku faktury zakupu zwykle uzupełnia się:

• typ;
• datę;
• numer;
• partnera;
• kontrakt (jeśli używany);
• warunki płatności (jeśli używane);
• notatkę.

Warunki płatności

Jeśli używane są warunki płatności, zwykle wpływają one na:

• obliczanie planowanej daty płatności;
• budowanie kalendarza płatności;
• określanie dokumentów przeterminowanych.

Zobacz: Ustawienia i katalogi, Dług i kalendarz płatności.

Linie

Linie zwykle zawierają:

• towar/usługę;
• ilość;
• cenę;
• podatek (jeśli używany);
• kwotę linii.

Jeśli podatki są skonfigurowane, podatek może zostać podstawiony automatycznie (np. z karty towaru/usługi albo z typu dokumentu).

Jeśli w typie rachunku jest ustawiony domyślny towar, jest on automatycznie podstawiany do nowej linii, gdy towar nie został jeszcze wskazany (analogicznie do tego, jak domyślny dostawca jest podstawiany do nagłówka rachunku). Przyspiesza to wprowadzanie dla typów, w których zwykle używany jest ten sam towar/usługa.

Import z pliku z użyciem OpenAI

Jeśli dla wybranego typu faktury zakupu skonfigurowano opis rozpoznawania, na karcie dokumentu pojawia się działanie importu z pliku z użyciem OpenAI.

Co trzeba przygotować

• uzupełnić klucz API OpenAI i w razie potrzeby utworzyć konfiguracje GPT dla modelu, rozumowania i dodatkowego promptu;
• skonfigurować opis rozpoznawania w typie faktury zakupu;
• wcześniej sprawdzić dane dostawców, towarów i usług, walut oraz podatków.

Szczegóły przygotowania: Ustawienia i katalogi.

Jak używać

1. Otwórz fakturę zakupu dostępną do edycji.
2. Upewnij się, że bieżące zmiany w dokumencie są poprawne. Przed importem system próbuje zapisać dokument i jeśli walidacja się nie powiedzie, import nie rozpocznie się.
3. Uruchom import i wskaż plik z dokumentem od dostawcy. Jeśli skonfigurowano kilka konfiguracji GPT, wybierz tę, której chcesz użyć. Standardowy scenariusz zakłada jeden dokument w jednym pliku.
4. Po uzupełnieniu sprawdź nagłówek i linie faktury zakupu, a w razie potrzeby popraw wynik ręcznie.

Co zwykle jest uzupełniane

Z pliku system próbuje określić:

• w nagłówku: numer, datę, datę dostawy, termin płatności, dostawcę i walutę;
• w liniach: opis, towar/usługę, ilość, cenę, kwotę netto i podatki.

Ograniczenia i cechy działania

• Nowe dane słownikowe nie są tworzone automatycznie. OpenAI dopasowuje wartości wyłącznie do danych, które już istnieją w systemie.
• Przy dopasowaniu towarów i usług wykorzystywane są kod, nazwa, indeks i kod kreskowy. Przy dopasowaniu dostawcy wykorzystywane są kod, nazwa i adres.
• Jeśli wartości nie uda się rozpoznać albo dopasować, odpowiednie pole może pozostać puste.
• Przy imporcie do już uzupełnionej faktury zakupu nagłówek jest nadpisywany danymi z pliku, a nowe linie są dodawane do istniejących. Ponowny import wygodniej wykonywać do nowej faktury zakupu albo po ręcznym usunięciu linii.
• Jeśli dla typu faktury zakupu nie uzupełniono opisu rozpoznawania, działanie importu nie jest pokazywane.
• Jeśli nie uzupełniono klucza API OpenAI albo zewnętrzne żądanie zakończyło się błędem, system pokaże komunikat i nie wykona importu.

Jeśli w typie rachunku jest ustawiony domyślny towar, jest on automatycznie podstawiany do nowej linii, gdy towar nie został jeszcze wskazany (analogicznie do tego, jak domyślny dostawca jest podstawiany do nagłówka rachunku). Przyspiesza to wprowadzanie dla typów, w których zwykle używany jest ten sam towar/usługa.

Statusy

Typowy zestaw statusów:

• „Projekt”;
• „Do zapłaty”;
• „Zapłacono”;
• „Anulowano”.

Statusy wpływają na możliwość edycji oraz dostępność wydruków.

Typowa logika:

• w statusie „Projekt” można zmieniać nagłówek i linie;
• w statusie „Do zapłaty” dokument jest potwierdzony do dalszych działań (rejestracja płatności, drukowanie — jeśli używane). Odpowiednia akcja na karcie to „Oznacz jako Do zrobienia”.
• w statusie „Zapłacono” faktura zakupu jest uznawana za zamkniętą (akcja „Oznacz jako Zapłacone”);
• w statusie „Anulowano” faktura zakupu jest wyłączona z rozliczeń (akcja „Anuluj”).

Dostępna jest także akcja „Kopiuj”, która tworzy nową fakturę zakupu w stanie „Projekt” z tym samym nagłówkiem i pozycjami.

Płatność i dług

Faktura zakupu może być powiązana z płatnościami wychodzącymi. Na podstawie dopasowanych płatności system oblicza:

• opłacono;
• dług.

Szybka płatność z dokumentu

W niektórych konfiguracjach można utworzyć płatność wychodzącą bezpośrednio z faktury zakupu.

Typowy przebieg:

1. Ustaw dokument w status „Do zapłaty”.
2. Kliknij „Rejestruj płatność”.
3. Sprawdź utworzoną kartę płatności wychodzącej i zapisz ją.

System zwykle:

• podstawia partnera, firmę, konta/kasy oraz typ płatności (w zależności od ustawień);
• ustawia kwotę równą bieżącej pozostałej kwocie do zapłaty;
• od razu wykonuje dopasowanie płatności z tą fakturą zakupu, dzięki czemu dług maleje.

Zobacz: Płatności wychodzące.

Płatność częściowa

Jeśli płatność nie pokrywa w pełni faktury zakupu:

• Opłacono zwiększa się o dopasowaną kwotę;
• Dług pozostaje dodatni do czasu pełnego rozliczenia.

Nadpłata / zaliczka

Jeśli przelana kwota jest większa niż kwota faktury zakupu, zachowanie zależy od reguł dopasowania:

• nadpłata może pozostać jako niedopasowana część płatności;
• albo zostać potraktowana jako zaliczka dla partnera/kontraktu.

Zobacz: Płatności.

Zobacz także: Dług i kalendarz płatności.

Drukowanie

Jeśli w Twojej konfiguracji są włączone wydruki, fakturę zakupu zwykle można wydrukować z karty dokumentu.

Dostępność wydruku najczęściej zależy od:

• statusu (np. drukowanie jest dostępne od „Do zapłaty”);
• obecności skonfigurowanego szablonu wydruku.

Zobacz: Raporty i drukowanie, Ustawienia i katalogi.