Faktury zakupu
Gdzie znaleźć
Otwórz „Fakturowanie” → „Operacje” → „Faktury zakupu”.
Dla kompaktowego wprowadzania z telefonu lub tabletu zobacz Mobilne faktury zakupu.
Przeznaczenie
Faktura zakupu służy do:
- rejestrowania przyjęcia towarów/usług od dostawcy;
- obliczania podatku i sumy dokumentu;
- kontroli płatności do dostawcy oraz długu.
Jeśli w Twojej organizacji faktury zakupu są pobierane z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), zobacz: KSeF — faktury ustrukturyzowane.
Faktura zakupu może być używana jako:
- podstawa do planowania płatności wychodzących (jeśli używany jest kalendarz płatności);
- punkt kontrolny długu dostawcy (jeśli rozliczanie długu jest prowadzone na podstawie faktur zakupu).
Lista faktur zakupu
Lista pokazuje między innymi:
- Numer i Datę;
- Datę dostawy oraz Zapłać do (termin płatności);
- Dostawcę i Typ faktury zakupu;
- Firmę i Warunki płatności;
- Konto dostawcy / Konto firmy (konta używane do rozliczeń);
- Indeks dostawcy (wewnętrzny kod dokumentu u dostawcy);
- Walutę;
- Opłacono — kwotę już pokrytą dopasowanymi płatnościami;
- Notatkę.
Lista ma także gotowe grupy filtrów Nieopłacone / Opłacone / Częściowo opłacone, aby szybko wyszukiwać dokumenty według stanu rozliczenia.
Karta faktury zakupu
Pola główne
W nagłówku faktury zakupu zwykle uzupełnia się:
- Typ — typ faktury zakupu; ustawia wartości domyślne (numerator, domyślnego dostawcę, walutę, typ płatności, czy cena zawiera podatki);
- Datę, Numer;
- Datę dostawy oraz Datę realizacji (jeśli używana);
- Dostawcę — partnera będącego dostawcą;
- Kontrakt (jeśli używany);
- Konto dostawcy / Konto firmy — konta rozliczeniowe. Konto dostawcy musi należeć do wybranego dostawcy, a konto firmy — do firmy;
- Warunki płatności (jeśli używane);
- Walutę — domyślnie z typu faktury zakupu; kurs zasila kwotę bazową w walucie;
- Indeks dostawcy — własny kod dokumentu u dostawcy, przydatny do wyszukiwania;
- Nasz przedstawiciel — domyślnie bieżący użytkownik;
- Notatkę oraz pole sformatowanego tekstu Szczegóły.
Karta ma także zakładki Komentarze i Pliki (Plik faktury zakupu) do dołączania dokumentu źródłowego i omawiania go.
Warunki płatności
Warunki płatności niosą liczbę Dni; po ich wybraniu system oblicza datę Zapłać do (data + dni) i zapisuje ją w dokumencie. Zapisana data następnie:
- zasila kalendarz płatności;
- określa, czy dokument jest przeterminowany.
Zobacz: Ustawienia i katalogi, Dług i kalendarz płatności.
Linie
Linie zwykle zawierają:
- towar/usługę;
- ilość i cenę;
- Kwotę — bazę linii (
ilość × cena); gdy typ faktury zakupu ma ustawione Cena zawiera podatki, kwota ta jest brutto; - Podatki — podatek zastosowany do linii;
- opcjonalne kolumny Indeks, Kod kreskowy i Kategoria.
Jeśli podatki są skonfigurowane, podatek jest podstawiany automatycznie z karty towaru/usługi (jego podatki zakupowe) albo z typu dokumentu. Zobacz Podatki.
Gdy dostawca posługuje się inną jednostką miary niż jednostka bazowa towaru, pojawiają się dodatkowe kolumny jednostka dostawcy / ilość dostawcy / cena dostawcy, aby można było wprowadzać dokument w jednostkach dostawcy.
Jeśli używane jest śledzenie partii (lotów), każda linia może nieść ilości partii, a pole kodu kreskowego pozwala dodawać linie przez skanowanie.
Jeśli w typie faktury zakupu jest ustawiony domyślny towar, jest on automatycznie podstawiany do nowej linii, gdy towar nie został jeszcze wskazany (analogicznie do tego, jak domyślny dostawca jest podstawiany do nagłówka faktury zakupu). Przyspiesza to wprowadzanie dla typów, w których zwykle używany jest ten sam towar/usługa.
Import z pliku z użyciem OpenAI
Jeśli dla wybranego typu faktury zakupu skonfigurowano opis rozpoznawania, na karcie dokumentu pojawia się działanie importu z pliku z użyciem OpenAI.
Co trzeba przygotować
- uzupełnić klucz API OpenAI i w razie potrzeby utworzyć konfiguracje GPT dla modelu, rozumowania i dodatkowego promptu;
- skonfigurować opis rozpoznawania w typie faktury zakupu;
- wcześniej sprawdzić dane dostawców, towarów i usług, walut oraz podatków.
Szczegóły przygotowania: Ustawienia i katalogi.
Jak używać
- Otwórz fakturę zakupu dostępną do edycji.
- Upewnij się, że bieżące zmiany w dokumencie są poprawne. Przed importem system próbuje zapisać dokument i jeśli walidacja się nie powiedzie, import nie rozpocznie się.
- Uruchom import i wskaż plik z dokumentem od dostawcy. Jeśli skonfigurowano kilka konfiguracji GPT, wybierz tę, której chcesz użyć. Standardowy scenariusz zakłada jeden dokument w jednym pliku.
- Po uzupełnieniu sprawdź nagłówek i linie faktury zakupu, a w razie potrzeby popraw wynik ręcznie.
Co zwykle jest uzupełniane
Z pliku system próbuje określić:
- w nagłówku: numer, datę, datę dostawy, termin płatności, dostawcę i walutę;
- w liniach: opis, towar/usługę, ilość, cenę, kwotę netto i podatki.
Ograniczenia i cechy działania
- Nowe dane słownikowe nie są tworzone automatycznie. OpenAI dopasowuje wartości wyłącznie do danych, które już istnieją w systemie.
- Przy dopasowaniu towarów i usług wykorzystywane są kod, nazwa, indeks i kod kreskowy. Przy dopasowaniu dostawcy wykorzystywane są kod, nazwa i adres.
- Jeśli wartości nie uda się rozpoznać albo dopasować, odpowiednie pole może pozostać puste.
- Przy imporcie do już uzupełnionej faktury zakupu nagłówek jest nadpisywany danymi z pliku, a nowe linie są dodawane do istniejących. Ponowny import wygodniej wykonywać do nowej faktury zakupu albo po ręcznym usunięciu linii.
- Jeśli dla typu faktury zakupu nie uzupełniono opisu rozpoznawania, działanie importu nie jest pokazywane.
- Jeśli nie uzupełniono klucza API OpenAI albo zewnętrzne żądanie zakończyło się błędem, system pokaże komunikat i nie wykona importu.
Statusy
Faktura zakupu przechodzi przez statusy:
- „Projekt”;
- „Do zapłaty”;
- „Zapłacono”;
- „Anulowano”.
Statusy wpływają na możliwość edycji oraz dostępność wydruków. Wewnętrznie są to kumulacyjne flagi, a nie jedno pole, więc pokazywany status to „najwyższy” osiągnięty.
- w statusie „Projekt” można swobodnie zmieniać nagłówek i linie. Akcja „Oznacz jako Do zrobienia” (widoczna tylko w statusie Projekt) przenosi fakturę zakupu do statusu „Do zapłaty”;
- w statusie „Do zapłaty” dokument jest potwierdzony do dalszych działań (rejestracja płatności, drukowanie, korekty). Akcja „Oznacz jako Zapłacone” go zamyka;
- w statusie „Zapłacono” faktura zakupu jest uznawana za rozliczoną. Status ten jest także ustawiany automatycznie, gdy dopasowane płatności w pełni pokryją fakturę zakupu;
- „Anuluj” wyłącza fakturę zakupu z rozliczeń i długu. Anulowanie jest dostępne w każdym statusie z wyjątkiem Projekt/Anulowano.
Możesz również bezpośrednio przełączać te flagi przyciskami w grupie statusów oraz zablokować dokument przed edycją ręcznym przełącznikiem blokady na karcie.
Akcja „Kopiuj” tworzy nową fakturę zakupu w stanie „Projekt” z tym samym dostawcą, firmą, typem, notatką i liniami (daty i konta nie są kopiowane).
Faktury zakupu można także tworzyć programowo przez punkt końcowy importu HTTP JSON (importBill), niezależnie od opisanego wyżej importu z pliku/GPT.
Płatność i dług
Faktura zakupu może być powiązana z płatnościami wychodzącymi. Na podstawie dopasowanych płatności system oblicza:
- opłacono;
- dług.
Karta zawiera blok Dopasowanie płatności z dwiema podlistami — płatności Rozliczone oraz Dostępne. Dwuklik na dostępnej płatności (lub akcja „Rozlicz”) rozlicza ją z fakturą zakupu; rozliczona kwota zmniejsza pozostały dług, a gdy faktura zostanie w pełni pokryta, jej status automatycznie zmienia się na „Zapłacono”. Dopasowanie jest możliwe tylko między dokumentami tego samego partnera i firmy.
Szybka płatność z dokumentu
W niektórych konfiguracjach można utworzyć płatność wychodzącą bezpośrednio z faktury zakupu.
Typowy przebieg:
- Ustaw dokument w status „Do zapłaty”.
- Kliknij „Rejestruj płatność”.
- Sprawdź utworzoną kartę płatności wychodzącej i zapisz ją.
System zwykle:
- podstawia partnera, firmę, konta/kasy oraz typ płatności (w zależności od ustawień);
- ustawia kwotę równą bieżącej pozostałej kwocie do zapłaty;
- od razu wykonuje dopasowanie płatności z tą fakturą zakupu, dzięki czemu dług maleje.
Zobacz: Płatności wychodzące.
Płatność częściowa
Jeśli płatność nie pokrywa w pełni faktury zakupu:
- Opłacono zwiększa się o dopasowaną kwotę;
- Dług pozostaje dodatni do czasu pełnego rozliczenia.
Nadpłata / zaliczka
Jeśli przelana kwota jest większa niż kwota faktury zakupu, zachowanie zależy od reguł dopasowania:
- nadpłata może pozostać jako niedopasowana część płatności;
- albo zostać potraktowana jako zaliczka dla partnera/kontraktu.
Zobacz: Płatności.
Zobacz także: Dług i kalendarz płatności.
Drukowanie
Jeśli w Twojej konfiguracji są włączone wydruki, fakturę zakupu można wydrukować z karty dokumentu. Predefiniowany układ nosi tytuł „Faktura”, a każdy typ faktury zakupu ma własną listę Szablonów faktury zakupu.
Dostępność wydruku najczęściej zależy od:
- statusu (np. drukowanie jest dostępne od „Do zapłaty”);
- obecności co najmniej jednego włączonego szablonu wydruku dla danego typu faktury zakupu.
Zobacz: Raporty i drukowanie, Ustawienia i katalogi.