Przyjęcia

Gdzie znaleźć

Otwórz „Magazynowanie” → „Operacje” → „Przyjęcia”.

Cel

Przyjęcie rejestruje towar wchodzący do lokalizacji.

Dokument służy do:

• rejestrowania planowanych i faktycznych ilości do przyjęcia;
• przyjmowania towaru do konkretnej lokalizacji;
• w razie potrzeby — rozmieszczenia (odłożenia) do stref/miejsc składowania (ewidencja adresowa);
• tworzenia ruchów zapasów oraz (jeśli włączone) ruchów kosztowych.

Lista przyjęć

Lista zwykle pokazuje:

• numer;
• planowaną datę i czas;
• typ przyjęcia;
• dostawcę (jeśli używane);
• lokalizację;
• notatkę;
• liczbę pozycji.

Nad listą znajdują się filtry według przedziału dat, typu, lokalizacji i dostawcy.

Akcje listy

• Tworzenie, otwieranie, usuwanie dokumentów (jeśli dozwolone przez status i uprawnienia).
• „Nieplanowane przyjęcie” — tworzy przyjęcie z ustawioną flagą „Nieplanowane”; takie przyjęcie pomija etap „Gotowy” i może zostać zatwierdzone bezpośrednio ze statusu Projekt.
• Akcje masowe na zaznaczonych dokumentach: „Oznacz jako Do zrobenia”, „Zatwierdź”, „Kopiuj” (kopiuje zaznaczone przyjęcia na nową datę) i „Usuń”.
• Jeżeli używane są przemieszczenia z potwierdzeniem w miejscu docelowym, lista ma także zakładkę „Potwierdzenie akceptacji” pokazującą przychodzące przemieszczenia oczekujące na akceptację w Twojej lokalizacji (zobacz Wydania).

Karta przyjęcia

Pola nagłówka

W nagłówku zwykle wypełnia się:

• Typ — wpływa na numerację, domyślną lokalizację i ograniczenia;
• Zaplanowana data — planowany czas przyjęcia;
• Numer — generowany przez regułę numeracji;
• Dostawca (jeśli używane);
• Lokalizacja — wymagane;
• Odnośnik dostawcy (np. numer dokumentu dostawy dostawcy — jeśli używane);
• Notatka.

Wskazówka praktyczna: najpierw wybierz typ i lokalizację — wtedy łatwiej dodawać pozycje.

Pozycje przyjęcia

Pozycje zawierają towary i ilości.

Typowe pola pozycji:

• Towar — wymagane;
• JM — pobierane z kartoteki towaru;
• Kod kreskowy (jeśli używane);
• Kod towaru (jeśli używane);
• Odnośnik wewnętrzny/SKU (jeśli używane);
• Koszt — pokazywany, gdy typ przyjęcia ma flagę „Pokaż koszt”; pozwala ręcznie wprowadzić koszt przychodowy pozycji (zobacz kalkulacja kosztu pozycji);
• kolumny opakowań („Typ opakowania”, „Liczba pakietów”, „Ilość w pakiecie”) — pokazywane, gdy typ przyjęcia ma flagę „Pokaż pakiety” (zobacz Liczba pakietów).

Pole „Zaplanowana ilość”

Dla przyjęć, które nie są realizowane natychmiast, używa się pola „Zaplanowana ilość”:

• to planowana ilość dla pozycji;
• pole może być wyróżniane w statusie Projekt, aby przypominać o uzupełnieniu.

Ograniczenie:

• wartość musi mieścić się pomiędzy 0 a maksymalną ilością zdefiniowaną w typie przyjęcia;
• po przekroczeniu dokumentu nie da się zapisać.

Ograniczenie „Tylko jedna linia dla jednego towaru”

Dla niektórych typów przyjęć można włączyć regułę:

• ten sam towar nie może być dodany w dwóch pozycjach;
• przy próbie dodania duplikatu system wyświetla błąd.

Zakładka wyszukiwania i wprowadzanie kodem kreskowym

Karta przyjęcia ma zakładkę „Wyszukaj” do szybkiego wprowadzania pozycji:

• towary wyszukuje się według kategorii i atrybutów, z wyświetlanymi na bieżąco ilościami na stanie / oczekiwanymi / dostępnymi;
• planowaną lub przyjętą ilość można wprowadzić bezpośrednio z wyników wyszukiwania — odpowiednia pozycja jest tworzona automatycznie;
• zakładka „Linie” ma także pole wprowadzania kodu kreskowego: zeskanowanie kodu towaru dodaje pozycję (lub zwiększa ilość istniejącej).

Pozostałe zakładki

Oprócz „Linii” karta ma zakładki „Historia” (dziennik zmian: kto i kiedy zmienił status, daty i pozycje), „Komentarze” (komentarze z formatowaniem i wzmiankami) oraz „Pliki” (załączniki). Gdy włączone są odpowiednie funkcje, pojawiają się zakładki „Partie”, „Pakiety” i „Odłożenie” (patrz niżej).

Statusy i etapy

Poniżej znajduje się zestaw statusów dokładnie taki, jak wynika z kodu źródłowego.

1. „Projekt” — wprowadzanie danych.
2. „Gotowy” — dokument oznaczony do wykonania.
3. „Wykonano” — przyjęcie potwierdzone; zapisywana jest data zakończenia.
4. „Odłożenie” — rozmieszczenie do lokalizacji podrzędnych.
   • dostępne tylko jeśli typ przyjęcia włącza odłożenie;
   • system sprawdza, że docelowa lokalizacja jest dzieckiem lokalizacji dokumentu oraz że łączna ilość odłożona nie przekracza ilości przyjętej.
5. „Anulowan” — dokument anulowany.

Akcje przejścia statusu

W karcie przyjęcia dostępne są następujące przyciski akcji, które przenoszą dokument między statusami:

• „Oznacz jako Do zrobenia” — przenosi dokument z „Projekt” do „Gotowy” (dostępne także jako akcja masowa na liście przyjęć). Dla typów przyjęć z flagą „Zwiększ dostępny stan” przyjęcie w statusie „Gotowy” zwiększa ilość oczekiwaną w rejestrze rezerwacji, więc przychodzący towar już liczy się do dostępności.
• „Zatwierdź” — potwierdza realizację i przenosi dokument do „Wykonano”; data wykonania ustawia się automatycznie. Przycisk wyświetla się, gdy dokument jest w statusie „Gotowy” (typowy przebieg: Projekt → „Oznacz jako Do zrobenia” → Gotowy → „Zatwierdź”). Dla przyjęć natychmiastowych — których flaga „Nieplanowane” jest ustawiona na samym przyjęciu (powstających także w wyniku akcji „Nieplanowane przyjęcie” z listy przyjęć) — ten sam przycisk pokazuje się również bezpośrednio ze statusu „Projekt”, ponieważ takie przyjęcia pomijają etap Gotowy. Na liście dostępna jest akcja masowa o tej samej nazwie. Polecenie pomocnicze „Wypełnij ilości (wykonane)” jednym kliknięciem kopiuje ilość planowaną do ilości wykonanej dla wszystkich pozycji. Jeżeli przyjęta ilość różni się od zaplanowanej, system ostrzega o różnicy — chyba że na typie przyjęcia ustawiono flagę „Nie sprawdzaj przyjętej ilości”.
• „Odłożenie” — dla typów przyjęć obsługujących odłożenie przenosi dokument z „Wykonano” do „Odłożenie” po wypełnieniu pozycji odłożenia.
• „Anuluj” — przenosi dokument do „Anulowan”.
• „Kopiuj” — tworzy nowe przyjęcie w statusie Projekt z tym samym nagłówkiem i pozycjami.

Odłożenie (ewidencja adresowa)

Jeśli używana jest ewidencja adresowa, po przyjęciu wykonuje się odłożenie do miejsc składowania:

• zakładka „Odłożenie” pokazuje, per pozycja, do których podrzędnych lokalizacji trafia przyjęta ilość;
• akcja pomocnicza „Odłóż (+)” wypełnia pozostałą ilość;
• gdy używane są partie, odłożenie można uszczegółowić według partii (akcja „Wybierz” wstępnie wypełnia partie na podstawie przyjętych ilości).

Rekomendacja: najpierw zakończ przyjęcie (potwierdź fakt), a dopiero potem wykonaj odłożenie — ułatwia to kontrolę rozbieżności.

Partie na przyjęciach

Gdy dla towaru włączona jest ewidencja partii, karta przyjęcia otrzymuje zakładkę „Partie”:

• dla każdej pozycji wskazuje się partie i ich ilości;
• akcja „Wygeneruj” tworzy partie automatycznie, używając licznika i prefiksu skonfigurowanych na kategorii towaru. Dla towarów z włączonymi „Numery seryjny” generowana jest jedna partia na sztukę (każda z ilością 1); w przeciwnym razie jedna partia otrzymuje całą pozostałą ilość;
• zeskanowanie kodu kreskowego partii przypisuje partię do pozycji; nieznane kody automatycznie tworzą nową partię;
• etykiety partii można drukować per pozycja (zobacz partie i pakiety).

Pakiety na przyjęciach

Jeżeli używany jest katalog pakietów, karta otrzymuje zakładkę „Pakiety”, na której istniejące pakiety są wiązane z przyjęciem („Dodaj” / „Usuń”). Pozycje pakietu są pokazywane w celach poglądowych i śledzenia; stany są nadal księgowane z własnych ilości pozycji przyjęcia.

Zwroty do dostawcy

Jeżeli typ przyjęcia jest powiązany z typem wydania zwrotnego (sekcja „Zwrot” w ustawieniach typu), na aktywnych przyjęciach dostępna jest akcja „Zwrot”:

• otwiera ona nowe wydanie zwrotne wstępnie wypełnione lokalizacją i towarami przyjęcia;
• kolumna „Zwrócone” w pozycjach przyjęcia pokazuje ilość już zwróconą, a okno „Korekty zakupu” wyświetla powiązane wydania zwrotne;
• przy włączonej fladze „Sprawdź zwróconą ilość” na typie przyjęcia system zabrania zwrócić więcej, niż przyjęto.

Tworzenie przyjęć z zamówień zakupu

Jeżeli używany jest moduł Zakupy, a typ zamówienia zakupu jest powiązany z typem przyjęcia, zatwierdzenie zamówienia zakupu automatycznie tworzy powiązane przyjęcie w statusie „Gotowy” z pozycjami zamówienia. Lista przyjęć pokazuje wtedy źródłowe „Zamówienie”, a karta zamówienia — swoje „Przyjęcia”. Ograniczenia mogą zabraniać blokowania zamówień, które mają aktywne przyjęcia lub nie zostały w pełni przyjęte.

Drukowanie

• „Drukuj” — drukuje przyjęcie według konfigurowalnego szablonu (szablony przypisuje się per typ przyjęcia w ustawieniach).
• „Etykiety” — drukuje etykiety towarów dla przyjętych pozycji (jedna etykieta na przyjętą sztukę).

Import stanów początkowych

Na potrzeby uruchomienia systemu początkowe stany magazynowe można zaimportować z Excela („Import stanów magazynowych” na formularzu migracji danych): plik zawiera lokalizację, towar i ilość (opcjonalnie koszt), a system tworzy przyjęcia początkowe. Odwrotna akcja „Eksport stanów magazynowych” eksportuje bieżące stany do Excela.

Typowe problemy

• Nie można zapisać pozycji — „Zaplanowana ilość” jest poza limitami zdefiniowanymi w typie przyjęcia.
• Nie można dodać tego samego towaru w drugiej pozycji — w typie przyjęcia włączono „Tylko jedna linia dla jednego towaru”.
• Nie można zakończyć — brakuje lokalizacji lub są pozycje bez ilości.
• Ilości faktyczne nie zgadzają się — sprawdź wprowadzone dane i jednostki miary.
• System ostrzega o różnicy ilości przy zakończeniu — przyjęta ilość różni się od zaplanowanej; popraw ilości albo włącz na typie flagę „Nie sprawdzaj przyjętej ilości”.