Komunikacja: połączenia i e‑maile

W systemie możesz powiązać komunikację z leadami, aby nie tracić kontekstu pracy:

• połączenia;
• e‑maile.

Zakładka „Połączenia” jest zawsze obecna w sekcji „Leady”. Zakładka „Email” pojawia się po skonfigurowaniu konta poczty (konta dla leadów lub konta poczty bieżącego użytkownika). Obie zakładki stają się użyteczne po skonfigurowaniu odpowiednich integracji telefonii i poczty.

Połączenia

Dzwonienie z karty leadu

Jeśli skonfigurowano integrację telefonii IP i Twojemu użytkownikowi przypisano numer wewnętrzny centrali, karta leadu pokazuje przycisk „Zadzwoń” (gdy pole „Telefon” jest uzupełnione). Kliknięcie inicjuje połączenie wychodzące na numer leadu.

Co możesz zrobić w karcie połączenia

W karcie połączenia możesz:

• otworzyć powiązany lead;
• utworzyć lead z połączenia (jeśli żaden nie jest jeszcze powiązany);
• dołączyć połączenie do jednego z leadów partnera połączenia — karta pokazuje listę leadów tego partnera.

Gdy połączenie zostaje powiązane z leadem, który nie ma jeszcze Klienta, klient jest uzupełniany automatycznie na podstawie partnera zidentyfikowanego dla połączenia.

Przy tworzeniu leadu z połączenia system zwykle:

• przenosi numer dzwoniącego do pola leadu „Telefon”;
• ustawia w leadzie „Sprzedawca” na pracownika powiązanego z połączeniem;
• otwiera kartę leadu, aby uzupełnić pozostałe dane.

Jeśli lead już istnieje (np. był wcześniejszy kontakt z tym numerem), dołącz połączenie do istniejącego leadu.

Zakładka „Połączenia” w sekcji „Leady”

Sekcja „Leady” zawiera zakładkę „Połączenia” z połączeniami bieżącego użytkownika.

Zwykle dostępne:

• filtr „Gotowy” — połączenia, które wymagają przetworzenia;
• główne dane połączenia: czas, strony, czas trwania, rezultat;
• otwarcie leadu dla połączenia (jeśli znaleziono/powiązano);
• przetwarzanie połączeń:
  • „Utwórz” — utwórz lead z połączenia;
  • „Dołącz” — powiąż połączenie ze znalezionym leadem;
  • „Ignorowany” — oznacz połączenie jako niewymagające przetworzenia.

Rekomendowany scenariusz przetwarzania połączeń

1. Otwórz zakładkę „Połączenia”.
2. Pozostaw włączony filtr „Gotowy”.
3. Dla każdego wiersza:
   • jeśli automatycznie znaleziony lead jest poprawny — kliknij „Dołącz”, aby powiązać z nim połączenie (w razie potrzeby najpierw otwórz lead i sprawdź);
   • jeśli lead nie jest znaleziony — kliknij „Utwórz” i uzupełnij lead;
   • jeśli potrzebny jest inny lead — otwórz kartę połączenia i powiąż połączenie z jednym z leadów partnera;
   • jeśli połączenie nie dotyczy pracy z leadami — oznacz jako „Ignorowany”.

Więcej informacji o konfiguracji konkretnych dostawców telefonii znajdziesz tutaj:

• Telefonia IP Zadarma

E‑maile

Napisz e‑mail z leadu

W karcie leadu akcja „Napisz e-mail” jest dostępna, jeśli pole „Email” jest uzupełnione.

Możliwe zachowanie:

• jeśli skonfigurowano szablony e‑mail pasujące do leadu (dobierane wg jego typu i statusu), system proponuje wybór szablonu i generuje temat oraz treść;
• w przeciwnym razie domyślny klient poczty otwiera nową wiadomość z uzupełnionym odbiorcą i nazwą leadu jako tematem.

Rekomendacja: przed wysłaniem zweryfikuj adres w polu „Email”.

Zakładka „Email” w sekcji „Leady”

Jeśli skonfigurowano konto poczty, sekcja „Leady” pokazuje zakładkę „Email” z listą wiadomości do przetworzenia.

Zwykle dostępne:

• filtr „Gotowy” — wiadomości, które wymagają przetworzenia;
• podgląd tematu, nadawcy, daty oraz tekstu wiadomości;
• tworzenie lub powiązanie leadu:
  • „Utwórz” — utwórz lead z e‑maila;
  • „Dołącz” — dołącz e‑mail do znalezionego leadu;
• „Ignorowany” — oznacz e‑mail jako niewymagający przetworzenia;
• podgląd oryginalnej wiadomości i załączników (jeśli obecne).

Przy tworzeniu leadu z e‑maila system uzupełnia lead automatycznie: nazwę z tematu wiadomości, opis z jej treści, email z adresu nadawcy; załączniki wiadomości są zapisywane jako pliki leadu. Jeśli adres nadawcy pasuje do partnera, zostaje on ustawiony jako Klient leadu. Akcja „Dołącz” również kopiuje załączniki wiadomości do plików istniejącego leadu.

Rekomendowany scenariusz przetwarzania e‑maili

1. Otwórz zakładkę „Email”.
2. Pozostaw włączony filtr „Gotowy”.
3. Dla każdego e‑maila:
   • jeśli automatycznie znaleziony lead jest poprawny — kliknij „Dołącz”, aby powiązać z nim wiadomość (w razie potrzeby najpierw otwórz lead i sprawdź);
   • jeśli nie ma leadu — utwórz go z e‑maila;
   • jeśli nie wymaga przetworzenia — oznacz jako „Ignorowany”.

E‑maile w karcie leadu

Karta leadu może pokazywać listę powiązanych e‑maili. To pomaga zobaczyć historię korespondencji w kontekście leadu.

Jak rozpoznać, czy komunikacja wymaga przetworzenia

Zwykle używa się filtra „Gotowy”:

• „Gotowy” — komunikacja wymaga przetworzenia w kontekście leadu (trzeba utworzyć lead, dołączyć do leadu albo jawnie oznaczyć, że przetworzenie nie jest wymagane).
• „Ignorowany” — komunikacja nie dotyczy sprzedaży lub nie wymaga działań na leadach.

Rekomendacja: nie zostawiaj komunikacji w filtrze „Gotowy” bez decyzji. Nawet jeśli nie masz teraz czasu, otwórz lead i zapisz następny krok w „Opis”.

Praktyczne wskazówki

Jeśli po numerze telefonu znaleziono niewłaściwy lead

Przy kolejnym połączeniu system automatycznie znajduje po numerze telefonu jeden lead (ostatni otwarty). Jeśli to nie ten lead:

1. Otwórz kartę połączenia.
2. Przejrzyj partnera i kontekst.
3. Powiąż połączenie z właściwym leadem z listy leadów partnera.

Jeśli e‑mail przyszedł od nowego kontaktu

Utwórz lead z e‑maila i upewnij się, że uzupełnisz:

• nazwę (krótko: czego dotyczy zapytanie);
• email;
• sprzedawcę;
• opis (czego klient potrzebuje i kiedy odpowiedzieć).